1. В книгу приема грузов к отправлению записываются все грузы в порядке их приема. Помимо грузов, принятых к отправлению самой станцией, в нее записываются грузы, принятые для дальнейшей перевозки по железной дороге с водного и автомобильного транспорта, новостроящихся линий, перегруженные с узкой и западноевропейской колеи, в том числе следующие по прямым документам.
Книга приема грузов к отправлению заполняется чернилами. Подчистки и исправления в записях не разрешаются. Если будет допущена ошибка, то запись зачеркивается и заменяется новой, о чем делается оговорка, заверенная подписью работника, ведущего книгу.
2. В каждом пункте приема грузов (пакгаузы, склады и т.д.), если его обслуживает отдельный приемосдатчик, ведется самостоятельная книга.
На грузы, принимаемые с водного и автомобильного транспорта, новостроек, а также перегружаемые с узкой и западноевропейской колеи, на станциях ведутся отдельные книги приема. В этом случае очередной порядковый номер в книге приема грузов маркой не является. Груз следует до пункта назначения за маркой, указанной в первоначальной накладной.
Отдельная книга формы ГУ-34 ведется для иностранных контейнеров (кроме контейнеров, принадлежащих железным дорогам ГДР) с обязательным указанием в ней дороги-собственницы контейнера.
3. В первой графе книги "Номера по порядку" ("марки") нумерация должна быть последовательной. Каждому пункту приема грузов выделяется отдельная серия номеров так, чтобы в других пунктах эти номера не повторялись.
При перевозке грузов мелкими и малотоннажными отправками порядковый номер книги приема входит в состав железнодорожной марки и указывается станцией в соответствующей графе накладной.
В случаях когда согласно установленному на дороге порядку железнодорожная марка на мелкие и малотоннажные отправки наносится грузоотправителем до предъявления груза к перевозке, а также когда грузы перевозятся в смешанном железнодорожно-водном и железнодорожно-автомобильном сообщениях, маркой служит порядковый номер по специальной книге приема грузов к отправлению (книги визирования накладных). При этом в книге приема грузов к отправлению формы ГУ-34 в графе "Номера по порядку" числителем указывается порядковый номер по книге приема, а знаменателем - порядковый номер по книге визирования - марка, указанная в накладной.
Подготовленный к перевозке груз с передачей на водный транспорт назначением в районы Арктики, Крайнего Севера и отдаленные районы страны должен быть осмотрен начальником станции, его заместителем или заведующим грузовым двором, которые против каждой марки в книге визирования делают запись: "Упаковка, маркировка соответствуют техническим условиям и правилам перевозок" и удостоверяют эту запись своей подписью.
4. Наименования отправителя, получателя, станции и дороги назначения, род упаковки, марка отправителя, число мест, масса и наименование груза указываются в книге приема в точном соответствии с данными накладной.
5. При приеме к отправлению нескольких мест груза одного наименования с объявленной ценностью каждое из этих мест записывается в книгу отдельной строкой.
При приеме груза одного наименования в разнородной упаковке количество мест по каждому роду упаковки также записывается отдельной строкой.
6. При взвешивании груза на товарных весах в несколько отвесов каждый отдельный отвес регистрируется в книге приема отдельно. Записи по каждому отвесу делаются в строках книги, следующих за записью требуемых формой книги сведений. Например, отвесы I - 20 мешков, 1710 кг; II - 20 мешков, 1600 кг; III - 21 мешок, 1739 кг и т.д.
7. При ввозе груза на станцию частями в книге записывается отдельно каждая принятая в один прием часть груза. После приема последней части подводятся общие итоги числа мест и массы груза по отправке в целом.
В случаях когда требуется записать в книгу приема следующую отправку, а последняя часть груза предыдущей отправки еще не ввезена, в книге оставляется место для записи этой последней части груза. Если последняя часть груза будет ввезена в последующие дни, то в книге указывается дата фактического ее ввоза на станцию.
8. После погрузки грузов в вагон в графах 10 и 12 книги приема указывается соответственно номер вагона и время окончания погрузки.
9. При погрузке отправки в сборный вагон проходящего поезда в графе 10 записывается номер этого вагона с отметкой "сб", а в графе "Время окончания погрузки" - число и месяц сдачи отправки на поезд.
10. Номера накладных указываются в книге приема по окончании рабочего дня или в начале следующего дня согласно установленному начальником станции порядку.
11. С 1 января каждого года заводятся новые книги приема грузов к отправлению. Грузы, принятые к отправлению, но не отправленные по состоянию на 1 января наступившего года, переносятся в новую книгу за теми же порядковыми номерами.