1. Дорожная ведомость формы ГУ-31 состоит из дорожной ведомости, ее копии, корешка и квитанции в приеме груза к перевозке.
2 Типографский номер дорожной ведомости переносится в накладную формы ГУ-28.
3. Все части дорожной ведомости заполняются одновременно под копировальную бумагу в точном соответствии с данными, указанными в накладной.
Дорожная ведомость следует вместе с грузом до станции или пристани (порта) назначения. Копия дорожной ведомости следует с грузом до пункта последней перевалки и остается у сдающей стороны. Корешок дорожной ведомости остается на станции железной дороги или в порту (пристани) отправления. Квитанция после оформления перевозки выдается грузоотправителю.
4. При перевозке грузов с участием трех видов транспорта (железнодорожного, морского и речного) дорожная ведомость составляется с двумя копиями, по одному экземпляру которых остается в пунктах перевалки. Подлинная дорожная ведомость следует с грузом до станции, порта или пристани назначения.
5. При подаче станцией перевалки под погрузку вагонов меньшей грузоподъемности невместившаяся в эти вагоны часть груза отправляется портом (пристанью) перевалки в других вагонах по досылочным дорожным ведомостям со ссылкой в них на основные повагонные накладные и соответствующий перечень.
Досылочные дорожные ведомости записываются в перечень наравне с основными повагонными накладными. Никаких начислений платежей и расчетов по досылочным дорожным ведомостям не производится.
6. В случае обнаружения в порту (пристани) перевалки после отгрузки всей партии остатка груза последний должен быть немедленно дослан получателю или по его указанию выдан на месте (когда остаток груза менее технической нормы загрузки вагона). При этом остатки грузов, принятых к перевозке по повагонным накладным, передаются на железную дорогу по новой составленной портом (пристанью) досылочной дорожной ведомости без начисления по ней плат, сборов и штрафов.
Остатки грузов, перевозившихся по судовым накладным, передаются портом (пристанью) по накладным и дорожным ведомостям прямого смешанного железнодорожно-водного сообщения, составленным портом (пристанью), в адрес получателя груза с включением в них платежей за перевозку по железной дороге для взыскания с грузополучателя на станции назначения.
7. По грузам, перевозимым навалом или насыпью, массовым однородным тарно-упаковочным и штучным грузам, оформленным судовыми или повагонными накладными, переадресовка в пути следования не допускается.
8. При следовании груза назначением в порт (пристань) станция перевалки груза с железной дороги на водный транспорт обязана проверить правильность произведенных на станции отправления расчетов и на всех перевозочных документах поставить заверительный штемпель, в котором указать общую сумму причитающихся железным дорогам платежей независимо от взысканной суммы при отправлении.
В таком же заверительном штемпеле на документах станция перевалки груза с железной дороги на водный транспорт указывает причитающуюся сумму платежей за расстояние перевозки по железным дорогам в том случае, когда они участвуют в перевозке транзитом.
В случае неясности оттиска штемпеля или ошибки, допущенной при его заполнении, такой оттиск перечеркивается и вместо него ставится рядом новый.
9. При выдаче груза, перевезенного в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении, станция назначения при централизованных расчетах в строке "Окончательный расчет" дорожной ведомости ставит красочный штемпель "Централизованный расчет" без указания тарифных платежей. При нецентрализованных расчетах станция производит с грузополучателем окончательный расчет за перевозку по заверительным штемпелям с учетом сумм, взысканных при отправлении груза, указывает квитанцию разных сборов, ее номер и дату.
10. При приеме станциями железных дорог к перевозке грузов с перевалкой на воду для завоза в районы Арктики, Крайнего Севера и отдаленные районы страны установлен следующий порядок:
а) подготовленный к перевозке груз до погрузки в вагон осматривается начальником станции, или его заместителем, или заведующим грузовым двором, которые против каждой марки в книге визирования делают запись: "Упаковка, маркировка соответствуют техническим условиям и правилам перевозок" - и удостоверяют эту запись своей подписью;
б) дорожная ведомость оформляется товарным кассиром только при наличии в книге визирования записи руководителей станции об осмотре груза с проставлением на лицевой стороне дорожной ведомости в верхнем правом углу отметки "Натурный осмотр груза произведен" и указанием должности и фамилии работника, осмотревшего груз.
Номер оформленной дорожной ведомости проставляется в книге визирования против данной марки.
11. Копии дорожных ведомостей при централизованных расчетах за перевозки в смешанном железнодорожно-водном сообщении на грузы, прибывшие на станции перевалки для передачи водному транспорту с выдачей в порту, вместе с передаточными ведомостями формы ГУ-41 направляются в расчетную товарную контору.
При этом на дорожных ведомостях должны проставляться заверительные штемпели с указанием сумм, причитающихся железным дорогам.