Комплект перевозочных документов формы ГУ-29-О состоит из накладной, дорожной ведомости, корешка дорожной ведомости и квитанции в приеме груза. Заполняется комплект грузоотправителем и является основным документом для приема груза к перевозке, расчета провозных платежей и выдачи груза получателю.
Порядок заполнения комплекта перевозочных документов определен Правилами заполнения накладной и комплекта перевозочных документов, которые должны полностью выполняться грузоотправителями.
Грузовым отправкам, оформленным на бланках формы ГУ-29-О, товарной конторой станции отправления присваиваются восьмизначные номера. Для этого товарная контора ведет Книгу нумерации грузовых отправок формы ГУ-35. На станциях с большим объемом работы допускается ведение отдельной книги для нумерации мелких отправок народнохозяйственных грузов.
Книга нумерации имеет заранее внесенные восьмизначные номера грузовых отправок, напечатанные в графе 1 через определенный, строго установленный интервал (4 мм). Одна страница книги содержит 30 порядковых номеров. Страницы книги нумеруются, книга прошнуровывается и скрепляется печатью.
Количество страниц, содержащихся в книге, указывается цифрами и прописью на последней ее странице и заверяется подписью начальника станции.
Для каждой дороги и каждой станции в книге отводятся постоянные номера, которые при оформлении грузовых отправок переносятся на бланки комплекта перевозочных документов. Товарный кассир, заканчивающий оформление перевозочных документов, в строке первого свободного типографского номера Книги нумерации для соответствующего вида отправок в графе 2 указывает дату присвоения номера отправке, а в графе 3 ставит свою подпись (разборчиво). Затем чернилами от руки, нумератором или с помощью пишущей машинки он проставляет данный номер во все документы комплекта (накладную, дорожную ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанцию в приеме груза).
При порче бланков комплекта перевозочных документов после нанесения на них номера отправки все бланки перечеркиваются с проставлением надписи "Испорчен" и соответствующей отметкой в графе 4 "Примечание" Книги нумерации грузовых отправок.
Испорченный комплект перевозочных документов представляется при сопроводительной ведомости формы ГУ-4.
Старший товарный кассир смены и заведующий товарной конторой, а на станциях, где их нет, начальник станции или его заместитель обязаны контролировать правильность присвоения номеров перевозочным документам и принимать необходимые меры в случаях допущенных нарушений. Каждый случай присвоения вымышленных номеров должен быть тщательно расследован.
Передача Книги нумерации грузовых отправок при смене дежурств производится под расписку в книге сдачи дежурств с указанием количества номеров, использованных кассиром, сдающим дежурство, а также первого и последнего типографских номеров.