1. При оформлении перевозки все части дорожной ведомости заполняются одновременно под копировальную бумагу на пишущей машинке, чернилами или штемпелями.
Графы "Род вагона", "N вагона", "Грузоподъемность", "Количество осей", "Станция и дорога назначения", "Отправитель", "Получатель и его адрес", "Количество мест", "Наименование груза", "Вес", "Тарифные отметки" заполняются в точном соответствии с накладной.
Графа "Срок доставки истекает ________ 198 г." заполняется в соответствии с правилами об исчислении сроков доставки (раздел 14 Правил перевозок грузов).
В графе "Тарифные отметки" указываются номер группы, позиции, схемы исключительного тарифа, расстояние перевозки и суммы провозных платежей (из заявок на предварительную таксировку). Кроме того, в ней указывается сокращенное обозначение вида отправок: "ВО" - повагонные отправки; "МО" - мелкие отправки и малотоннажные контейнеры; "МТО" - малотоннажные отправки.
2. При приеме грузов к перевозке от Мострансэкспедиции последняя в графе "Станция отправления" накладной и дорожной ведомости указывает "Москва город", а под наименованием груза - станцию, через которую будет сдан груз на железную дорогу; в графе "Прием груза к перевозке" ставит календарный штемпель "Москва город". Линейная станция, принявшая груз от Мострансэкспедиции, ставит в этих случаях календарный штемпель на оборотной стороне дорожной ведомости в первой клетке пунктов перехода.
3. При наличии специального разрешения Министерства путей сообщения или начальника дороги (в местном сообщении) на использование вагонов грузовладельцев (собственных и арендованных) для перевозки грузов, предусмотренных месячным планом перевозок, под наименованием груза делается отметка "По разрешению (приказу) МПС (начальника дороги) (с указанием даты и номера разрешения приказа) вагон зачислен в рабочий парк и погрузка засчитывается в счет государственного плана перевозок".
При возвращении таких вагонов порожними в дорожной ведомости делается отметка "В соответствии с разрешением (приказом) МПС (начальника дороги) (с указанием даты и номера разрешения, приказа) вагон зачислен в рабочий парк и направляется под погрузку (или возвращается из-под выгрузки)".
4. При перевозке грузов с участием линий узкой колеи в дорожной ведомости и ее корешке под наименованием станции отправления указывается: "Перегрузка на ст.________ж.д.".
5. При приеме груза по разрешению начальника дороги для внутристанционной перевозки (в пределах одного тарифного пункта) в верхней части дорожной ведомости и ее корешке отмечается: "Внутристанционная перевозка с зачетом в план погрузки разрешена распоряжением начальника дороги N_____ от ________ 198 г.".
При перевозке грузов отправительскими маршрутами в верхней части дорожной ведомости проставляется штемпель "Отправительский маршрут N_____ прямой" или "Отправительский маршрут N_____ с распылением на ст.___________ ж.д.".
При перевозке грузов ступенчатыми маршрутами в дорожной ведомости проставляется штемпель "Ступенчатый маршрут N_____ прямой" или "Ступенчатый машрут N_____ с распылением на ст.________ ж.д.".
6. При перевозке грузов в универсальных контейнерах МПС в верхней части дорожной ведомости и ее корешке ставится штемпель "Контейнер МПС".
Графы, предназначенные для указания сведений о вагоне, в этом случае не заполняются. Номер контейнера и масса брутто указываются под наименованием груза.
В графе "Вес груза в кг, определенный отправителем" указывается масса груза каждого наименования вместе с упаковкой, масса тары контейнера и общая масса брутто, соответствующие накладной на перевозку грузов в универсальных контейнерах (форма ГУ-27в).
При перевозках порожних контейнеров в этой графе указывается масса тары контейнера.
В аналогичном порядке на контейнерные перевозки заполняется и комплект перевозочных документов формы ГУ-29-О.
В графе "Количество мест" проставляется количество контейнеров: в числителе - физических, в знаменателе - условных.
При перевозке порожних контейнеров в графе "Наименование груза" делается отметка "Порожние".
В таком же порядке заполняется дорожная ведомость при перевозке груза в малотоннажных контейнерах МПС. При этом в верхней части дорожной ведомости ставится штемпель "Малотоннажный контейнер".
7. При приеме к перевозке комплекта контейнеров по одной накладной дорожная ведомость также составляется одна на весь комплект. При этом сведения о вагоне указываются в соответствующих графах дорожной ведомости, а номера контейнеров - под наименованием груза.
Количество контейнеров и их масса брутто проставляются в графе "Количество мест".
На оборотной стороне квитанции и корешка дорожной ведомости указываются номера погруженных контейнеров и против каждого из них - грузоподъемность контейнера и масса груза (нетто).
В левом верхнем углу дорожной ведомости и ее корешка ставятся штемпели "По плану повагонных" и "Групповая". В дорожной ведомости и корешке на каждую мелкую отправку, погруженную в сборный контейнер, товарной конторой станции отправления в верхнем правом углу ставится штемпель "Сборный контейнер". При загрузке сборных контейнеров на сортировочных платформах транзитными грузами штемпелевание дорожной ведомости не производится.
8. Дорожные ведомости при перевозке грузов с участием линий узкой колеи оформляются в порядке, предусмотренном разделом 36 Правил перевозок грузов.
9. При приеме к перевозке метанола в специальных цистернах после налива груза и осмотра груженой цистерны в корешке дорожной ведомости на оборотной стороне делается запись: "В накладной отметку о результатах осмотра груженой цистерны подписали начальник станции или его заместитель (фамилия) и представитель грузоотправителя (фамилия)".
После слива метанола из цистерны в корешке дорожной ведомости на оборотной стороне делается запись "В накладной отметку о результатах осмотра порожней цистерны после слива метанола подписали начальник станций (фамилия) и представитель грузополучателя (фамилия)".
10. При перевозке грузов с проводниками грузоотправителей или грузополучателей в корешке дорожной ведомости под календарным штемпелем делается отметка от руки или на пишущей машинке "Удостоверение получил" и ставится подпись проводника, сопровождающего груз в вагоне.
В случаях когда проводник грузоотправителя или грузополучателя следует с грузом в оборудованном дорогой вагоне (печи, стремянки, фонари и другое оборудование), один экземпляр описи с распиской проводника в приеме от дороги оборудованного вагона прилагается к дорожной ведомости и следует до станции назначения.