1. Заполнение накладной грузоотправителем на станции отправления, в пути следования и на станции назначения производится в соответствии с Правилами заполнения накладной и комплекта перевозочных документов.
Данные, вносимые в накладную, должны быть написаны разборчиво, чернилами, шариковой ручкой, напечатаны на пишущей машинке или нанесены штемпелем. Сокращения при заполнении накладной не допускаются.
Грузоотправитель не имеет права вносить в накладную сведения, не предусмотренные правилами ее заполнения.
2. Товарный кассир станции при приеме от грузоотправителя накладной на перевозку животных и птиц повагонными отправками (раздел 32 Правил перевозок грузов), а также скоропортящихся грузов в изотермических вагонах (раздел 31 Правил перевозок грузов) должен обращать особое внимание на указание грузоотправителем в накладной скорости, так как перевозка этих грузов осуществляется только большой скоростью.
3. Если грузоотправитель рассчитывается за перевозки централизованно через РТК, то в накладной указывается номер справки Госбанка, номер счета грузоотправителя и наименование учреждения Госбанка.
При перевозке экспонатов для выставок грузоотправитель обязан указать в накладной наименования грузов, составляющих данную отправку.
Если груз, принимаемый к перевозке, поименован в Алфавите к номенклатуре грузов с указанием его состояния или отличительных признаков (в твердом или жидком, свежем или сушеном виде и т.д.), влияющих на применение тарифа, то наименование такого груза должно представляться в накладной с указанием его состояния или признаков.
Грузы, не поименованные в Алфавите к номенклатуре, указываются в накладной под тем наименованием, которое приведено в действующих государственных стандартах (ГОСТах), прейскурантах цен или технических условиях на изготовление продукции.
Наименование груза, под которым он обращается в производстве, может быть указано в накладной в случаях, когда на данный груз нет государственных стандартов, прейскурантов цен, технических условий.
В этих случаях грузоотправитель должен указать в накладной отличительные признаки груза, достаточные для отнесения его к той или иной тарифной группе.
4. При совместной упаковке опасных грузов разных категорий (если такая упаковка предусмотрена Правилами перевозок опасных грузов) отправитель должен проставить в накладной штемпели, соответствующие каждой категории совместно упакованных грузов.
Все совместно упакованные опасные грузы должны быть поименованы в накладной с указанием массы каждого груза.
По опасным грузам, требующим соблюдения особых мер предосторожности при перевозке, грузоотправитель обязан проставить к накладной соответствующие штемпели и надписи об особых свойствах груза, предусмотренные разделами 41 и 42 Правил перевозок грузов.
При предъявлении к перевозке легкогорючих грузов или грузов, не относящихся к числу легкогорючих, но упакованных или защищенных от повреждения легкогорючими материалами, грузоотправитель обязан в верхней части накладной проставить штемпель "Легкогорючий" (раздел 43), а при предъявлении к перевозке смерзающихся грузов - штемпель "Смерзающийся" и другие отметки, предусмотренные Правилами перевозок грузов (раздел 30).
При погрузке сборного вагона средствами грузоотправителя последний должен в накладной сделать отметку "Сборный".