1. В соответствии со ст.38 Устава железных дорог Союза ССР накладная является основным перевозочным документом. Точное составление накладной способствует обеспечению безопасности движения поездов, сохранности перевозок, ускорению оборота вагонов и правильности расчетов за перевозки. Станции получают бланки накладных из билетно-бланкового склада финансовой службы по требованиям формы ЛУ-1 и снабжают ими грузоотправителей.
2. Накладные заполняются на пишущих машинках. Допускается также заполнение их чернилами и штемпелями, причем последние должны соответствовать по содержанию и размерам формам накладных.
3. Все требуемые бланком накладной сведения должны быть внесены грузоотправителем и станцией ясно и отчетливо в соответствующие графы. Никакие подчистки и помарки в накладной не допускаются. В случае изменения сведений, внесенных в накладную грузоотправителем, последний обязан заполнить новый бланк. Изменения и дополнения сведений, внесенных в накладную станцией, делаются за подписью соответствующего работника и удостоверяются штемпелем станции.
4. Накладная сопровождает груз на всем пути следования и на станции назначения выдается грузополучателю вместе с грузом.
5. При утрате накладной в пути следования или на станции назначения копия накладной составляется на основании дорожной ведомости.
6. Заполненные перевозочные документы (накладная, дорожная ведомость и вагонный лист) складываются следующим образом. Накладная накладывается на дорожную ведомость так, чтобы была видна верхняя часть дорожной ведомости (с номером ведомости и сведениями о вагоне). После этого накладная и дорожная ведомость сшиваются (в левом верхнем углу накладной) металлической скрепкой, а при отсутствии скрепок - нитками.
Скрепленные бланки накладной и дорожной ведомости вкладываются в сложенный пополам вагонный лист так, чтобы вагонный лист находился посередине накладной. Затем все документы складываются вдвое посередине вагонного листа.
7. Для оформления перевозок грузов по железным дорогам применяются накладные следующих форм:
а) ГУ-27 - на перевозку грузов в местном и прямом железнодорожном сообщениях;
б) ГУ-27а - на перевозку метанола;
в) ГУ-27б - на перевозку порожних цистерн после слива метанола;
г) ГУ-27в - на перевозку грузов в универсальных контейнерах;
д) ГУ-27е - на перевозку грузов маршрутами и группами вагонов;
е) ГУ-28 - на перевозку грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении;
ж) ГУ-28а - на перевозку грузов в прямом смешанном железнодорожно-автомобильном сообщении;
з) ГУ-28е - натурная ведомость к накладной на перевозку маршрута (группы вагонов) в прямом смешанном железнодорожно-водном сообщении;
и) ГУ-65 - требование-накладная на перевозку грузов в вагонах нерабочего парка;
к) бланки накладных на перевозку грузов в прямом международном железнодорожном грузовом сообщении;
л) дубликаты накладных на перевозку грузов в прямом международном железнодорожном грузовом сообщении.
Использовать для оформления перевозок бланки несоответствующей формы запрещается.
8. При оформлении накладных на грузы, расчеты по перевозке которых осуществляются централизованно через РТК или управление дороги, в графах "Взыскано при отправлении" и "Взыскано при выдаче" проставляются штемпели соответственно "Централизованный расчет" и "Расчет через управление дороги".
9. Особенности оформления накладных при перевозке грузов с участием линий узкой колеи изложены в Правилах перевозок грузов (раздел 36).
10. Перевозка грузов в прямом международном железнодорожном грузовом сообщении оформляется накладной международного сообщения, которая составляется в соответствии с Соглашением о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС). При составлении накладной необходимо дополнительно принимать во внимание правила перевозок импортных, экспортных и транзитных растительных грузов, подконтрольных карантину (раздел 35 Правил перевозок грузов).
Накладные, дорожные ведомости, их копии, вагонные листы и другие приложения на грузы, следующие в прямом международном сообщении на расстояние свыше 2500 км, должны пересылаться в конвертах установленного образца. В отделение конверта с клапаном помещают накладные, дорожные ведомости и отправительские документы, следующие до станции назначения. В отделение конверта без клапана помещают экземпляры дорожных ведомостей и вагонных листов, следующих до пограничных станций железных дорог СССР.
11. Оформление перевозок грузов на экспорт по накладным внутреннего железнодорожного сообщения СССР производится в следующих случаях:
а) до пограничных станций железных дорог СССР - с указанием в накладной наименования грузоотправителя. В графе "Станция и дорога назначения" указывается советская выходная пограничная станция и наименование дороги, в графе "Получатель" - наименование всесоюзного внешнеторгового объединения, по заказу-наряду которого производится отгрузка на экспорт. На оборотной стороне накладной в графе "Особые заявления и отметки отправителя" указывается станция и дорога страны назначения и получатель;
б) до пограничных станций железных дорог СССР - особо опасных грузов (ВВ и сильно действующих ЯВ), перевозимых с соблюдением внутренних правил их перевозки;
в) до припортовой станции - при перевозке через морские порты СССР в адрес морского торгового порта для соответствующего всесоюзного внешнеторгового объединения с отметкой, куда и кому следует переотправить груз.