11.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для регулярного проведения экспертизы ценности документов Агентства с целью отбора их на архивное хранение и установления сроков хранения, рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Агентства (ЦЭК).
Состав комиссии и положения о ней утверждаются приказом руководителя Агентства и согласуются с Федеральным архивным агентством.
11.1.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Агентства сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) и работниками архивов.
11.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Агентства, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
11.1.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.1.5. Для сдачи дел в архив в структурных подразделениях ежегодно составляются описи в двух экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, и подписываются руководителем подразделения.
Отдельно составляются описи на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
11.1.6. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником архива и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Агентства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Третий экземпляр описи передается в ЦЭК для рассмотрения и согласования.
11.1.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем Агентства после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), описей дел постоянного хранения, после этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.