10.1.1. Документы, поступившие в Агентство, и документы, подготовленные в подразделениях, после их рассмотрения и исполнения группируются в канцелярии и в структурных подразделениях Агентства в дела в соответствии с разработанной и утвержденной номенклатурой дел.
10.1.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в Агентстве и его подразделениях в результате их деятельности, для группировки поступивших на рассмотрение и исполнение в Агентство и подготовленных в подразделениях документов, справочные и контрольные картотеки, а также номенклатура дел.
При составлении номенклатуры дел используется Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения, утвержденный Агентством.
10.1.3. Номенклатура дел подразделения разрабатывается до 1 декабря текущего года ответственным за делопроизводство и после согласования с архивом подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление делами.
10.1.4. Сводная номенклатура дел Агентства составляется до 15 декабря текущего года Управлением делами на основании номенклатур дел подразделений и после ее одобрения Центральной экспертной комиссией Агентства согласовывается с федеральным архивом, утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего года.
После утверждения сводной номенклатуры дел Агентства в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
В течение года с разрешения начальника Управления делами в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения, отмечаемые в графе "примечание".
В случае изменения структуры Агентства в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
10.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
10.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название:
Например:
Переписка с федеральными министерствами по вопросам подписания соглашения о сотрудничестве.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.