10.2.1. Формирование и хранение дел осуществляются по месту регистрации документов:
Управлением делами;
секретарями заместителей руководителя;
лицами, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Агентства.
10.2.2. Управление делами формирует в дела организационно-распорядительные документы, подписанные руководителем Агентства, копии правительственных документов, адресованных Агентству, переписку руководителя Агентства с федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов Российской Федерации; и другие документы с отметками "Подлежит возврату в канцелярию".
Оригиналы документов вышестоящих органов, материалы, относящиеся к их исполнению, подлинники приказов, указаний и распоряжений, копии направленных в федеральные органы исполнительной власти служебных писем за подписью руководителя Агентства, а также материалы, связанные с исполнением данных документов с отметками "Подлежит возврату в канцелярию", хранятся в Управлении делами Агентства, которое несет ответственность за их сохранность.
Документы, поступившие и направленные в подразделения Агентства на исполнение и ознакомление без отметки "Подлежит возврату в канцелярию", документы, адресованные непосредственно управлениям Агентства, а также материалы, относящиеся к исполнению таких документов, хранятся в соответствующих подразделениях централизованно. Ответственность за сохранность этих документов возлагается на лиц, ответственных за ведение делопроизводства.
Протоколы совещаний и рабочих встреч, проводимых руководителем Агентства, планы и другие материалы, связанные с их подготовкой и проведением, хранятся у группы помощников или должностных лиц, на которых руководителем Агентства возложено выполнение обязанностей по подготовке и обслуживанию совещаний и встреч, до истечения делопроизводственного года, после чего передаются на хранение в Управление делами.
Протоколы заседаний Совета, решения Совета и материалы к ним, а также документы по контролю за их исполнением хранятся у секретаря Совета в течение делопроизводственного года, а затем передаются на хранение в Управление делами.
Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у них на текущем исполнении. В случае увольнения или перемещения работника, выезда его в командировку, ухода в отпуск или иного временного отсутствия он обязан передать все имеющиеся у него документы другим работникам по указанию начальника структурного подразделения.
10.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы, группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах группируются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.4. Дела Агентства подлежат оформлению и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, в компетенции которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов, составление листа-заверителя, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения, архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.