5.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в Агентство корреспонденции производятся в централизованном порядке экспедицией.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.
Ошибочно присланные, неправильно оформленные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в Управлении делами, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Корреспонденция с пометкой "лично" передается адресату без вскрытия.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить обратный адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Корреспонденцию, поступившую в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни, принимает оперативный дежурный Агентства и, не вскрывая, передает в канцелярию в 9 часов следующего рабочего дня.
О корреспонденции с пометками "Весьма срочно" и "Срочно", доставленной фельдсвязью из Администрации Президента Российской Федерации и из Аппарата Правительства Российской Федерации, оперативный дежурный незамедлительно сообщает руководителю Агентства и, если от него не поступило иных указаний, передает эти документы в канцелярию в 9 часов следующего рабочего дня.
5.2. Все поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые.
Входящая корреспонденция регистрируется в день поступления, а при поступлении в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - в первый следующий за ними рабочий день.
Документы с пометками "Весьма срочно" и "Срочно" регистрируются вне очереди.
5.3. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в канцелярии только один раз. При этом корреспонденция, адресованная руководителю Агентства или Федеральному дорожному агентству (обезличенно), поступившая в секретариаты руководителя Агентства и его заместителей либо в подразделения Агентства, минуя Управление делами, должна быть незамедлительно передана в канцелярию для регистрации и ввода информации о ней в базу данных системы "Делопроизводство" для дальнейшего рассмотрения в установленном порядке.
Регистрация документов производится на автоматизированных рабочих местах непосредственно с документа, с заполнением всех реквизитов электронной карточки базы данных системы "Делопроизводство".
На зарегистрированных документах в нижней левой части лицевой стороны последнего листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца и вносится дата регистрации и входящий номер.
Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается на доклад руководителю или передается в службу, отвечающую за вопросы международного сотрудничества для перевода, после чего возвращается в Управление делами для распределения и направления по назначению в установленном порядке.
5.4. Зарегистрированная корреспонденция распределяется Управлением делами на документы для доклада руководителю Агентства и на документы, направляемые для доклада и исполнения непосредственно заместителям руководителя Агентства в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между ними, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения курируемых ими подразделений.
Управление делами подготавливает проекты резолюций и поручений к предназначенным для рассмотрения руководителем Агентства документам и докладывает поступившую корреспонденцию в установленное время.
При этом документы с пометками "Весьма срочно" и "Срочно" докладываются незамедлительно, остальная корреспонденция - в день ее поступления.
5.5. Руководитель Агентства рассматривает документы, поступающие из Аппарата Правительства, документы с поручениями Министра транспорта и его заместителей, а также обращения депутатов Госдумы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, обращения руководителей федеральных органов исполнительной власти, первых руководителей исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
5.6. На рассмотрение заместителю руководителя Управлением делами направляются документы, адресованные ему, и документы, подготовка решений по которым входит в компетенцию данного заместителя или как куратору подразделения, в чью функцию входит подготовка проекта решения (предложений) по данному вопросу.
5.7. Все поручения из подписанных руководителем Агентства резолюций по рассмотренным и возвращенным им с доклада документам вводятся в канцелярии в базу данных системы "Делопроизводство" с заполнением необходимых полей электронной карточки, после чего вся корреспонденция в обязательном порядке передается для оперативной обработки в инспекции Управления делами.
5.8. Учет поступивших копий федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и решений Правительства Российской Федерации и ознакомление с этими документами сотрудников, указанных в резолюции руководителя Агентства, производится канцелярией. При этом документы формируются и направляются для ознакомления в специальных папках с пометкой "Ознакомление".
Срок для работы с этими документами составляет один день, после чего папка с пометкой "Ознакомление" должна быть возвращена в канцелярию.
5.9. Документы в соответствии с резолюциями передаются для исполнения заместителям руководителя Агентства и в подразделения только через канцелярию. При этом оригиналы документов направляются ответственным исполнителям, а копии соисполнителям. Все оригиналы документов передаются строго под роспись секретарям заместителей руководителя Агентства и ответственным за делопроизводство в подразделениях, а имеющие пометки "Весьма срочно" и "Срочно" - с указанием также даты и времени их получения.
Ошибочно поступившая в секретариат или подразделение корреспонденция с соответствующей пометкой незамедлительно возвращается в канцелярию.
Документы, рассмотренные заместителями руководителя Агентства и руководителями подразделений, обрабатываются секретариатами и ответственными за делопроизводство в подразделениях, при этом в базу данных системы "Делопроизводство" вносятся дополнительные резолюции и поручения, делаются отметки о движении и ходе исполнения документа. Документы передаются исполнителям под роспись в журналах установленного образца.
Все сотрудники, организующие и ведущие делопроизводство в секретариатах и подразделениях, несут персональную ответственность за соответствие и правильность информации, вводимой ими в базу данных системы "Делопроизводство".
Письменные обращения граждан централизованно учитываются в Управлении делами, которое осуществляет также контроль за их своевременным рассмотрением.