4.7.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "О выделении", "Об изменении" и т.д.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
4.7.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания и регистрации (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 года), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2005). Использованный способ написания дат должен быть единым для всего документа.
4.7.3. Подпись документа
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагаются на одном уровне.
4.7.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
В.С.Сычеву
ул.Садовая, д.5, кв.12
Киреевский район,
г.Липки, Тульская обл.,
301264
4.7.5. Согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник управления | Личная подпись |
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.