4.4.1. Управленческие документы по наименованию, содержанию и форме должны соответствовать унифицированным системам документации.
4.4.2. Исполнители, подготавливающие документы, и должностные лица, их подписывающие, несут ответственность за содержание и правильность оформления документов.
4.4.3. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие действительность документов, оперативное и качественное их исполнение.
4.4.4. Служебные письма оформляются на номерных бланках установленного образца, изготовленных в типографии, и должны иметь комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации на принтерах персональных компьютеров не разрешается.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.
Служебная переписка между управлениями оформляется не на бланках.
4.4.5. Документ имеет действительность при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, адрес получателя, текст, визы, подпись, данные исполнителя, при необходимости - печать.
Визы оформляются на втором экземпляре, который направляется в дело.
В служебном письме-ответе указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в заголовке ответа указываются также наименование документа, содержащего поручение, и наименование органа, давшего поручение, например: поручение Правительства Российской Федерации от 12.04.2005 N МФ-П10-12057.
На лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
4.4.6. Служебные письма адресуются организации, структурному подразделению организации, должностному лицу, физическому лицу.
Полный почтовый адрес (при необходимости) печатается исполнителем в правом верхнем углу документа после наименования организации.
Адрес не проставляется на письмах, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти.
При направлении документов в организации наименование организации пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент отраслевого
финансирования
Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации), когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в письме. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и адресата пишутся в дательном падеже.
Например:
Министру транспорта
Российской Федерации
И.Е.Левитину
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Руководителю Департамента
отраслевого финансирования
И.О.Фамилия