4.5.1. Телеграммы и телефаксы оформляются на бумаге формата А4 по установленной форме или на бланке для правительственных телеграмм.
Телеграмма и телефакс должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, отметку о категории (срочная, правительственная), адресат, текст, исходящий номер и дату, подпись.
Текст телеграммы печатается через 2 интервала, прописным шрифтом, без абзацев, исправлений, переноса слов, союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание.
Текст телеграммы должен быть кратким и точным.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются).
4.5.2. Под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.
4.5.3. Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
4.5.4. Если телеграмма содержит не более 4 адресатов, то подписывается каждый экземпляр. При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнитель прилагает к подписанной телеграмме необходимое количество копий с указанием на каждой из них телеграфного адреса получателя.
4.5.5. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.
Поступающие на имя руководителя агентства и его структурных подразделений через факсимильную связь служебные письма и другие документы (телефаксы) приравниваются к аналогичным официальным документам.
Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Агентство телефаксов аналогичен порядку, установленному для правительственных и неправительственных документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Поступивший вслед за телефаксом оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель в соответствии с резолюцией руководства агентства к поступившему ранее телефаксу.
4.5.6. Порядок оформления служебных писем, отправляемых подразделениями Агентства через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
Оригинал отправленного телефаксом документа может отправляться адресату с пометкой "факс с досылкой" или в дело с пометкой "когда и кем отправлен факс".