4.3.1. По указанию руководителя (заместителя руководителя) Агентства решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом. Протокол совещания оформляется и представляется руководителю (заместителю руководителя) в суточный срок (если им не установлен иной срок подготовки документа) после окончания совещания.
4.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
председательствующий;
секретарь;
присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
4.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.
4.3.4. При регистрации протоколу присваивается цифровой порядковый номер, проставляемый флаговым методом (в хронологическом порядке).
Протоколы разделяются на группы (протокол оперативного совещания, протокол заседания рабочей группы и т.п.). Каждая группа начинается с протокола N 1.
4.3.5. Протокол направляется заместителям руководителя Агентства, руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций Агентства, присутствовавшим на совещании.
В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.
4.3.6. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе, осуществляется структурным подразделением, ответственным за оформление и рассылку протокола.
Контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний, проводимых руководителем (заместителем руководителя) Агентства, осуществляется Управлением делами.