(раздел дополнительно включен
приказом Минтранса России от 31 января 2008 года N 19)
3.40.1. Совещания у Министра могут проводиться:
с участием сотрудников Министерства, федеральной службы, федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства;
с участием руководителей (представителей) федеральных органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, аппаратов полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, научных, профсоюзных и других организаций, средств массовой информации, организаций транспортного комплекса;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 31 июля 2017 года приказом Минтранса России от 26 июня 2017 года N 243. - См. предыдущую редакцию)
в форме закрытого совещания, если на обсуждение внесены вопросы служебного конфиденциального характера либо затрагивающие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.
3.40.2. Подготовка совещания у Министра осуществляется руководителем структурного подразделения Министерства, федеральной службы, федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, помощником или советником Министра, назначенным решением Министра ответственным лицом за организацию совещания (далее - ответственное лицо).
3.40.3. Ответственное лицо при подготовке совещания у Министра согласовывает с Министром следующие вопросы:
формат совещания;
повестку дня или перечень обсуждаемых тем;
список участников совещания;
необходимость заблаговременной подготовки проекта решения (протокола) до проведения совещания;
необходимость подготовки информационно-справочного материала с демонстрацией слайдов.
3.40.4. Ответственное лицо обеспечивает качественную и своевременную подготовку материалов, а также:
заблаговременно информирует в письменном или в электронном виде причастных лиц о проведении совещания у Министра, подготовке необходимых материалов;
готовит в установленном порядке при необходимости предложения по созданию рабочей группы и план подготовки совещания у Министра;
готовит заявку в структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, по предоставлению зала совещаний с указанием даты, времени и приглашенных лиц, участвующих в совещании у Министра;
готовит заявку в структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, проведение аудио- и видеозаписи (при необходимости);
заблаговременно представляет в режимно-секретное подразделение проект плана проведения совещания, на котором рассматриваются секретные вопросы, и список его участников с указанием фамилии, имени, отчества, формы допуска, места работы и должности каждого из приглашенных на совещание работников и вопросов, в обсуждении которых им предложено принять участие, и утверждает у руководителя, давшего разрешение на проведение совещания, список работников, приглашенных на совещание, после его согласования с руководителем режимно-секретного подразделения или его заместителем;
представляет не позднее чем за один день до проведения совещания в структурное подразделение, ответственное за протокольное обеспечение деятельности Министерства, для последующего доклада Министру необходимые материалы (в двух экземплярах, в том числе в электронной форме), указанные в пункте 3.40.3, а также:
регламент проведения совещания у Министра;
список участвующих (ФИО, должность);
обобщенную справку или заключение (до 2-3 листов), содержащую статистический материал, предложения относительно возможных решений и информацию о выполнении ранее данных поручений и работ;
справочный материал, включая демонстрационно-иллюстративный материал.
3.40.5. Участники совещания у Министра заблаговременно представляют в письменном виде ответственному лицу необходимые материалы и предложения в проект решения для обобщения, а также сообщают о приглашенных лицах для участия в совещании у Министра.
3.40.6. Структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, по полученной от ответственного лица заявке организует работу по подготовке зала совещаний и обеспечивает в установленном порядке проход и при необходимости сопровождение приглашенных в здание Министерства.
3.40.7. Для решения оперативных вопросов на совещании у Министра присутствует сотрудник структурного подразделения, ответственного за протокольное обеспечение деятельности Министерства.
3.40.8. Освещение работы совещания у Министра представителями СМИ организуется структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в Министерстве, и согласовывается с помощником Министра, отвечающим за работу со СМИ.