Организация ВСХП осуществляется в несколько этапов, отличающихся задачами, стоящими перед лицами, осуществляющими сбор сведений об объектах сельскохозяйственной переписи.
Для координации действий лиц, осуществляющих сбор сведений об объектах сельскохозяйственной переписи, полевого уровня составляется подробный график работ с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.
Подготовительный период
В этот период выполняются организационные мероприятия по формированию и уточнению списков объектов ВСХП, осуществляется материально-техническое обеспечение, формируются организационные планы переписи с делением территорий административных районов на переписные участки.
Уполномоченным по вопросам переписи осуществляется подбор помещений, оснащенных телефонной связью и мебелью; подбор и оформление на работу координаторов, инструкторов, переписчиков. Лицам, осуществляющим сбор сведений об объектах сельскохозяйственной переписи, выдаются инструктивные и переписные материалы, картографические принадлежности, удостоверения работников ВСХП, портфели, канцелярские принадлежности и пр. Осуществляется их расстановка по участкам работы.
Координатор и инструктор распределяют переписной инструментарий по инструкторским участкам, инструктор подготавливает записные книжки переписчикам.
Предварительный обход
На основании записных книжек переписчика и картографического материала, переписчики осуществляют предварительный обход (7 дней) объектов переписи своего счетного участка, выверяют данные об объектах переписи счетного участка, уточняют с респондентом дату проведения опроса, разъясняют респондентам цели и задачи переписи.
Данные о предварительном обходе ежедневно передаются переписчиками инструктору, который контролирует ежедневную норму обхода, в случае необходимости корректирует списки объектов переписи и вместе с координатором решает организационные вопросы.
Проведение переписи
На этом этапе переписчик:
- посещает объекты переписи на закрепленном счетном участке (по списку объектов из записной книжки переписчика);
- заносит в переписные листы сведения, полученные при опросе респондентов (ответы на вопросы заносятся в переписные листы в виде записи словами и цифрами, либо в виде проставления графических меток);
- проверяет правильность заполнения переписного листа (с использованием микрокалькуляторов) после опроса респондента.
Инструкторы проверяют фактическое участие переписчиков в сборе информации, и совместно с уполномоченным по вопросам переписи и координатором, оказывают помощь переписчикам в получении необходимой информации от лиц, которые по разным причинам отказываются от участия в переписи, помогают разрешать переписчикам сложные ситуации.
Инструкторы ежедневно принимают от переписчиков переписные листы и проводят их проверку. Проверяется полнота охвата объектов переписи, полнота заполнения переписных листов и правильность записей, проводится логический контроль полученных ответов.
Координаторы организуют ежедневный контроль за работой переписчиков и инструкторов, который заключается в анализе совместно с инструктором заполненных переписных листов и информировании всех переписчиков о способах устранения обнаруженных типичных ошибок.
Контрольный обход и сдача материалов
После окончания переписи проводится выборочный контрольный обход объектов переписи. Целью контрольного обхода является уточнение отдельных позиций переписных листов, вызывающих сомнение инструктора, проверка полноты охвата переписчиками объектов переписи на счетных участках и достоверность опроса по объектам переписи. Контрольный обход в счетных участках проводится по объектам переписи уполномоченными по вопросам переписи, координаторами, инструкторами совместно с переписчиками. Выбор объектов переписи для контрольного обхода осуществляют инструктор и координатор на основе анализа работы переписчиков, с охватом не менее 5% объектов переписи по каждому счетному участку.
На все объекты ВСХП, подлежавшие, но не охваченные переписью по разным причинам переписчиком, в период контрольного обхода заполняются переписные листы и производится отметка в записных книжках переписчика.
В период контрольного обхода переписчики и инструкторы по своим участкам тщательно просматривают, подбирают в соответствии с инструктивными материалами переписные документы, устраняют недоработки, исправляют обнаруженные ошибочные записи в переписных документах, формируют сводные итоги по установленным Росстатом контрольным показателям записных книжек и журналов. В завершение контрольного обхода переписчики сдают все переписные документы, и другие материальные ценности инструктору.
После контрольного обхода собранные переписные документы в установленном порядке передаются уполномоченному по вопросам переписи административного района субъекта Российской Федерации.
Координатор оформляет акт выполненных переписчиком работ и передает уполномоченному по вопросам переписи.
На всех этапах переписи координаторы совместно с уполномоченным по вопросам переписи осуществляют взаимодействие с представителями органов местного самоуправления, информируют руководство территориального органа Росстата о ходе переписи.