8.1. Для хранения материалов и данных фонда ЦКП выделяются специальные помещения - "хранилища", в которых должны быть предусмотрены меры защиты с учетом следующих положений:
- хранимые материалы и данные фонда имеют различные степени открытости;
- хранимые материалы и данные фонда являются интеллектуальной собственностью Российской Федерации и обладают большой не только материальной, но и интеллектуальной ценностью.
8.2. Защита материалов и данных фонда ЦКП должна осуществляться в соответствии с требованиями государственных [17] и отраслевых НД и методических материалов [18].
8.3. Для реализации требования, указанного в п.8.2, должно быть организовано раздельное хранение материалов и данных открытого пользования и материалов и данных ограниченного использования.
8.4. Отделения фондов ЦКП, работающие с информацией ограниченного распространения, должны быть сертифицированы Отраслевым центром по аттестации, сертификации и комплексной защите информации в федеральном органе исполнительной власти по геодезии и картографии.
8.5. Для предотвращения возможных потерь и искажений информации на машинных носителях, а также физического разрушения самих носителей программные и технические средства обеспечения работы каждого фонда ЦКП должны контролироваться с периодичностью, устанавливаемой Отраслевым центром по аттестации, сертификации и комплексной защите информации.
8.6. Хранение материалов и данных осуществляется на носителях, обеспечивающих гарантированную долгосрочную сохранность записей.
Тип носителей устанавливается распоряжением федерального органа исполнительной власти по геодезии и картографии. Замена типа носителей или внедрение новых технических средств хранения информации производится также распоряжением вышеуказанного органа.
8.7. При необходимости материалы и данные на машинных носителях, принятые на архивное хранение в фонд ЦКП, переписываются на носители, обеспечивающие максимально долгий срок хранения информации. При этом минимальным объемом хранения для каждой единицы хранения являются три копии.
Все копии должны быть абсолютно идентичны. Количество копий этих материалов и данных должно гарантировать безусловное сохранение полноты данных при утрате одной из копий.
Если по заказу пользователя производится преобразование набора данных НЛ ЦКП из записи в формате хранения в формат пользователя, то в этом формате создается и сохраняется еще одна копия данных. Копий такого типа может быть несколько - по числу форматов пользователей.
Примечание - Порядок учета копий в формате записи предприятия-изготовителя и в формате, полученном в результате конвертации, описан в п.п.7.6 и 7.8.
Копии одних и тех же материалов и данных рекомендуется хранить в разных несмежных между собой помещениях.
8.8. Помещения, в которых размещаются материалы и данные фонда ЦКП, должны обеспечивать оптимальные условия хранения этих материалов и данных, включая наличие:
- охранной и пожарной сигнализации;
- защиты от несанкционированного проникновения;
- защиты от вредного внешнего влияния;
- средств поддержания стабильности условий хранения.
В помещениях для хранения материалов и данных фонда запрещается наличие приборов, создающих электромагнитное и тепловое излучение, коммуникаций и материалов, которые могут стать причиной порчи объектов хранения.
8.9. В хранилищах, выделенных для хранения материалов и данных на машинных носителях, могут проводиться только работы, связанные с приемом, контролем, ревизией, предоставлением хранящихся данных. Выполнение других работ в данных помещениях запрещается.
8.10. Носители с записанной на них цифровой картографической информацией хранятся с использованием специально оборудованных, несгораемых шкафов. Маркировка мест хранения должна обеспечивать простоту поиска отдельных объектов хранения, а сами места - легкость доступа к необходимым материалам.
8.11. Ввиду того, что материалы и данные на машинных носителях и документы на бумажной или пластиковой основе требуют различных режимов хранения (температуры, влажности, пожароустойчивости и т.д.) [7] рекомендуется организация их хранения в отдельных помещениях.