7.1. Основой определения порядка учета материалов и данных ФКГФ являются требования нормативных актов Росархива. Порядок учета вышеуказанных материалов и данных определяет необходимость выделения в составе фонда разделов и подразделов, в каждом из которых комплектуются документы, обладающие одним или несколькими общими признаками.
7.2. При комплектации фонда ЦКП раздельный учет документов, являющихся федеральной собственностью, и материалов и данных, не являющихся федеральной собственностью, переданных в ФКГФ в соответствии с Положением о порядке передачи гражданами и юридическими лицами в ФКГФ копий геодезических и картографических материалов и данных.
Одновременно необходимость раздельного учета определяет и для следующих видов материалов и данных:
- материалы, подготовленные по номенклатурно;
- материалы и данные, имеющие наименование.
Примечание - "Материалы, подготовленные по номенклатурно" - это условное название подраздела, к которому отнесены цифровые топографические карты и планы и цифровые тематические карты.
В подраздел "материалы и данные, имеющие наименование" должны включаться материалы геоинформационных систем, нормативно-технические документы и отчеты о работах в области цифровой картографии и геоинформатики.
Инвентарный номер, который будет присвоен каждой единице хранения, должен сопровождаться в соответствии с вышеуказанными требованиями индексами, позволяющими отнести документ к одному из разделов и видов материалов.
7.3. Как определено в п.5.7 настоящей инструкции, основным носителем информации в фонде ЦКП являются машинные носители большой емкости, на каждом из которых можно разместить несколько единиц хранения. Вследствие этого маркировка носителя при загрузке на него единицы хранения состоит в занесении инвентарного номера на наклейку (рубашку, вкладыш) носителя или в пополнении этим номером уже имеющегося там списка номеров.
Примечание - Носители должны иметь собственную систему индексации (нумерации), а каждый носитель маркирован принадлежащим ему индексом (номером) на наклейке (рубашке, вкладыше).
7.4. Основными регистрационными документами для материалов фонда ЦКП являются книги инвентарного учета.
В соответствии с наличием двух разделов и двух видов информации в каждом из них отделением фонда ЦКП следует вести четыре книги инвентарного учета материалов и данных на машинных носителях. Еще две книги инвентарного учета (для документов, являющихся федеральной собственностью, и материалов и данных, не являющихся федеральной собственностью) должны использоваться для регистрации материалов и данных на бумажных носителях.
7.5. Каждая единица хранения фонда ЦКП регистрируется в соответствующей книге инвентарного учета с занесением следующих данных:
- порядковый номер записи;
- присвоенный инвентарный номер;
- входящий номер и дата регистрации сопроводительного документа;
- номенклатура, наименование карты или наименование материала;
- масштаб.
Примечание - Позиция "масштаб" заполняется только для цифровых картографических материалов и данных.
- количество копий и список индексов (номеров) стеллажей, полок и носителей, на которых они находятся;
- наименование директории на машинном носителе, в которую записаны файлы картографической и сопутствующей информации.
Примечание - При том, что копии одного и того же материала должны находится на разных носителях, им всем присваивается общий инвентарный номер.
- формат записи картографических данных.
Примечание - Позиция "формат записи" заполняется только для цифровых картографических материалов и данных.
- информация о передаче на хранение материалов и карточек учета;
- акт получения материалов на хранение в фонды;
- информация о снятии с учета и уничтожении материала ФКГФ - исходящий N, дата передачи, N акта на уничтожение, дата).
7.6. В случае поступления обновленных материалов и данных (например, обновленных цифровых карт, нормативных документов и т.д.), ранее уже имевших регистрацию в фонде ЦКП, такие материалы записываются в инвентарной книге под очередными порядковыми номерами. Устаревшие материалы уничтожают или отправляют в архив в соответствии с Перечнем.