6.1. Материалы и данные, определенные Перечнем объектов учета материалов и данных, включаемых в состав ФКГФ, с указанием сроков их хранения, должны поступать в отделение фонда ЦКП в сопровождении акта приема-передачи (приложение 1), который подготавливает предприятие-производитель.
6.2. Материалы и данные считаются принятыми в фонд ЦКП на временное хранение вплоть до завершения процесса приемки заключением о том, что представленная к передаче продукция соответствует требованиям и пригодна для помещения на хранение в фонд ЦКП (приложение 1).
6.3. Процесс приемки материалов и данных в фонд ЦКП включает в себя следующие этапы контроля каждой единицы продукции:
- проверка комплектности,
- входной контроль,
- контроль качества.
6.3.1. При проверке комплектности устанавливается соответствие их состава и оформления требованиям п.п.5.2-5.6.
Если при проверке сдаваемых в фонд материалов и данных обнаруживается несоответствие их вышеуказанным требованиям, руководитель отделения должен принять решение о возвращении материалов и данных предприятию-производителю или поставить его в известность о необходимости доукомплектации продукции.
6.3.2. Входной контроль материалов и данных на машинных носителях включает следующее обязательные процедуры:
- проверка принимаемых носителей на наличие компьютерных вирусов с помощью специальных программных средств;
- проверка контрольных сумм;
- распаковка файла (файлов) цифровой картографической информации (разархивирование и перевод данных из обменного формата в формат обработки);
- распаковка (разархивирование) файла (файлов) растровой информации.
При входном контроле цифровых картографических данных дополнительно к вышеуказанным процедурам производится автоматический контроль качества и сравнение полученных результатов с информацией, помещенной в файл отчета (метаданных) о результатах оценки качества цифровых картографических данных.
Основанием для отказа в приеме материалов и данных на машинных носителях являются:
- наличие вируса;
- несовпадение контрольных сумм;
- невозможность разархивирования ЦКИ (файлов векторной и растровой информации);
- несовпадение результатов автоматического контроля с информацией, помещенной в файл отчета (метаданных) о результатах контроля качества цифровых картографических данных.
6.3.3. Входной контроль материалов и данных на бумажных носителях включает следующее обязательные процедуры:
- проверка физической сохранности носителя;
- оценка полиграфического качества продукции;
- проверка соответствия оглавления и текста;
- проверка полноты содержания, т.е. отсутствие выпавших или недопечатанных страниц, разделов, абзацев.
6.4. При получении отрицательных результатов в процессе проверки комплектности, входном контроле или контроле качества материалы и данные остаются на временном хранении для принятия руководством отделения фонда ЦКП одного из следующих решений:
- сообщить предприятию, направившему материалы, о необходимости их доукомплектовать - вернуть предприятию-производителю материалы для доукомплектования или исправления.
Возвращаемые материалы и данные сопровождаются копией акта (приложение 1) с обоснованием отказа в приеме на архивное хранение.
6.5. Материалы и данные, удовлетворяющие предъявляемым к ним требованиям, передаются на архивное хранение в фонд ЦКП.