9.1. Для проверки наличия и оценки качества хранения материалов и данных фонда ЦКП организуются плановые ревизии. Ревизии проводятся силами отделения на основании приказа руководителя организации-фондодержателя.
Внеплановая ревизия может быть проведена по распоряжению органа исполнительной власти в области геодезии и картографии.
Внеплановая ревизия материалов и данных фонда ЦКП должна осуществляться, если условия хранения в фонде были нарушены в результате каких-либо форс-мажорных обстоятельств (пожар, разрушение коммуникаций и т.д.). Работы по ревизии и восстановлению материалов и данных должны быть проведены сразу же после приведения условий хранения в штатный режим.
9.2. В процессе ревизии материалов и данных фонда ЦКП проверяются:
- соответствие фактического объема и количества единиц хранения сведениям, предоставляемыми средствами инвентарного и оперативного учета;
- качество ЦКП и другой продукции после длительного хранения.
Ревизии должны подвергаться и используемые в отделении ЦКП программные средства, которые исследуются как на сохранность, так и на отсутствие компьютерных вирусов.
9.3. Периодичность плановых ревизий по каждому из указанных п.9.2 направлений должна определяться самостоятельно отделением фонда ЦКП на основе собственного опыта работы и обобщенного опыта других отделений фонда. При определении периодичности ревизий должны быть учтены следующие факторы:
- объем и количество единиц хранения;
- характер преобладающих видов материалов и данных (например, ЦТК, ЦТП, цифровые тематические карты, нормативная документация и т.д.);
- качество программного и технического обеспечения работы отделения;
- частота обновления единиц хранения (например, частота обновления НЛ ЦТК в связи с изменениями на местности).
9.4. Ревизия наличия материалов должна предусматривать следующие операции:
- для каждой проверяемой единицы хранения с использованием книги инвентарного учета последовательно или выборочно устанавливается место и способ хранения;
- полученные сведения используют для поиска соответствующего носителя;
- если имеет место бумажный носитель, то визуально устанавливают, что материалы и данные принадлежат единице хранения, указанной в книге инвентарного учета;
- если носитель машинный, то для определения соответствия записи в книге инвентарного учета и материалов и данных на носителе производится чтением на компьютере оглавления носителя.
Ревизия качества материалов и данных, помимо вышеприведенных операций, включает и следующие операции:
- чтение информации с носителя на твердый диск ПЭВМ;
- разархивация информации (если исследуемый массив данных хранился в заархивированном виде);
- подсчет контрольных сумм и объемов массивов информации и их сравнение с контрольными суммами, полученными в процессе закладки на хранение.
По результатам ревизии составляется акт (приложение 2), в котором дается оценка сохранности материалов и документов, перечень возникших в процессе хранения искажений или разрушений информации, анализ причин возникновения искажений и предложения по их устранению.
9.5. Вместо испорченной ЦКП изготавливается новая.
9.6. Решение о восстановлении утраченных или разрушенных материалов и данных (с указанием способов восстановления), на основе акта (приложение 3) принимается руководителем отделения и утверждается руководителем организации-фондодержателя.
9.7. Вместо разрушенных материалов и данных создаются новые путем копирования соответствующих файлов с других экземпляров, хранящихся в фонде. Решение о том, с каких именно, принимает начальник отделения. Перед восстановлением проверяется соответствие объемов и контрольных сумм и осуществляется его просмотр на экране. Разрушенные материалы и данные уничтожаются в соответствии с п.16 [17].
9.8. На основе результатов ревизии экспертная комиссия организации-фондодержателя относительно тех или иных материалов должна принять одно из следующих решений
- продолжить хранение материалов и данных в их прежнем статусе;
- уничтожить материалы и данные, у которых истек запланированный срок хранения или которые могут быть заменены новыми материалами и данными.