2.39. Прием по линии Министерства иностранных делегаций и отдельных лиц.
Основанием для приема иностранных делегаций и отдельных лиц по линии Министерства (далее - прием) являются международные договоры, межправительственные соглашения, указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства, решения, поручения Министра.
Прием осуществляется в соответствии с планом международных связей (далее - План), утверждаемым Министром. Соответствующие предложения в проект Плана вносятся заинтересованными департаментами Министерства в виде докладной записки (с обоснованием необходимости приема, указанием сроков приема и ориентировочной суммы расходов) на имя заместителя Министра, координирующего деятельность Департамента международного сотрудничества в образовании и науке. Разовые решения по срочным приемам принимаются Министром или лицом его замещающим на основании представления директора Департамента международного сотрудничества в образовании и науке. Обеспечение (организационное, материально-техническое, информационное и другое) Плана в обязательном порядке осуществляется соответствующими департаментами Министерства.
Департамент Министерства, принимающий иностранную делегацию, готовит программу ее пребывания в Российской Федерации, смету расходов на прием и обслуживание иностранной делегации, список членов иностранной делегации (с указанием их паспортных данных, должностей, организаций), справочные материалы и не позднее, чем за 10 дней до приема передает их на утверждение Министру. Утвержденные документы не позднее, чем за 7 дней до приема представляются департаментом Министерства, принимающим иностранную делегацию, в административно-хозяйственный отдел Департамента управления делами и государственной службы, который обеспечивает финансирование приема, в т.ч. наличными средствами под отчет исполнителю соответствующей сметы.
Департамент Министерства, принимающий иностранную делегацию, не позднее, чем за 7 дней до приема передает в отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке заявки на оформление прилета и вылета делегации через "Зал официальных делегаций" аэропортов, проведение протокольных мероприятий, а также на консульско-визовое, автотранспортное, гостиничное, культурное обслуживание иностранной делегации, обеспечение переводчиками и сувенирами с российской символикой.
Иностранные делегации, возглавляемые заместителями глав правительств, министрами, сопровождаются в течение всего срока их пребывания в Российской Федерации работниками отдела координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке.
Департамент Министерства, принимающий иностранную делегацию, в 10-дневный срок после ее отъезда составляет отчет о приеме иностранной делегации и передает его в Департамент международного сотрудничества в образовании и науке. Исполнители сметы в 3-дневный срок после отъезда иностранной делегации представляют в административно-хозяйственный отдел Департамента управления делами и государственной службы авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих фактические расходы на осуществление приема.
2.40. Организация деловых встреч работников Министерства с иностранными представителями.
Деловые встречи работников Министерства с иностранными представителями (далее - встречи с иностранцами), проводятся в специально предназначенных для этих целей протокольных помещениях в здании Министерства по адресу: Брюсов пер., д.11 - комнаты NN 101, 102, 103, 110, 211, Овальный зал (N 21), кинозал (N 28). Категорически запрещается проведение встреч с иностранцами в служебных и режимных помещениях.
Предложения о проведении встреч руководства Министерства с иностранными государственными и общественными деятелями, а также главами зарубежных дипломатических представительств подготавливаются Департаментом международного сотрудничества в образовании и науке по согласованию с МИДом России.
Заявки на проведение в Министерстве встреч с иностранцами передаются заинтересованными департаментами Министерства не позднее, чем за 1 день до намечаемой встречи, в отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке, который ежедневно готовит сводку встреч с иностранцами в Министерстве и обеспечивает их организацию и учет. Иностранцы проходят в здание Министерства, перемещаются внутри и выходят из здания в сопровождении работника департамента Министерства, ответственного за проведение встречи, или работника отдела координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке, которые несут ответственность за соблюдение режима нахождения иностранцев в Министерстве.
Для обеспечения координации в области международных связей к встречам с иностранцами привлекаются работники Департамента международного сотрудничества в образовании и науке, отвечающие за вопросы сотрудничества с соответствующими странами, международными организациями.
В целях координации крупных в т.ч. международных мероприятий (совещаний, конференций, презентаций и др.), проводимых в здании Министерства по адресу: Брюсов пер.11, отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке формирует перспективный график (до конца текущего года) на базе заявок департаментов Министерства, федеральных агентств и федеральных служб, находящихся в ведении Министерства и ассоциации "Российский Дом международного научно-технического сотрудничества". В заявках, направляемых на имя директора Департамента международного сотрудничества в образовании и науке, указываются: название мероприятия, Ф.И.О. председательствующего, место проведения (залы, переговорные комнаты), дата, время и продолжительность мероприятия, количество участников, Ф.И.О. ответственного и его телефон, необходимость включения микрофонов, звукозаписи, использования других технических средств.
Прием в Министерстве иностранцев по вопросам протокольного, консульского характера и другим подобным вопросам проводится отделом координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке и регистрируется в отдельном журнале.
По результатам встреч с иностранцами составляются записи бесед, которые в 3-дневный срок после проведения встреч сдаются в отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке.
2.41. Посещение работниками Министерства иностранных представительств.
Министр, заместители Министра посещают приемы в иностранных представительствах по случаю национальных праздников, юбилейных и других знаменательных дат исходя из характера двусторонних отношений и принципа взаимности по согласованию с МИДом России.
Решения о принятии приглашений на посещение работниками Министерства протокольных мероприятий в иностранных представительствах принимаются директорами соответствующих департаментов по согласованию с Департаментом международного сотрудничества в образовании и науке. Заявки на посещение протокольных мероприятий регистрируются в отделе координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке.
Работникам Министерства разрешаются по согласованию с отделом режима, военной и мобилизационной подготовки Департамента управления делами и государственной службы в рабочее и нерабочее время встречи с иностранцами за пределами Министерства (в представительствах и т.п.) при условии соответствующего поручения (разрешения) Министра или заместителей Министра или директоров департаментов Министерства. Каждая такая встреча регистрируется в отделе координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке. По итогам встречи с иностранцами в отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке работниками Министерства представляется запись беседы.
Работники Министерства привлекаются к встречам с иностранцами на основании списка, утверждаемого Министром. Данный список с указанием Ф.И.О., должностей, номеров телефонов, факсов, адресов электронной почты, данных о степени осведомленности в сведениях, составляющих государственную тайну, ежегодно подготавливает с учетом предложений директоров департаментов Министерства отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке совместно с отделом режима, военной и мобилизационной подготовки Департамента управления делами и государственной службы. В качестве экспертов к встречам с иностранцами могут привлекаться работники других федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и российских организаций.
Работники Министерства, располагающие сведениями, составляющими государственную тайну, привлекаются к встречам с иностранцами только в случае, если без их участия решение вопросов не представляется возможным.
Работники Министерства, участвующие во встречах с иностранцами, согласовывают в установленном порядке с отделом режима, военной и мобилизационной подготовки Департамента управления делами и государственной службы вопросы демонстрации и передачи иностранцам материальных носителей информации (изделий, макетов, образцов, видеоматериалов, дискет и т. п.), въезда иностранцев на территории Российской Федерации с регламентированным посещением.
Запрещается брать на встречи с иностранцами и держать в служебных помещениях, где они проводятся, материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие государственную, служебную или коммерческую тайну, а также с грифом "для служебного пользования".
Переписка с иностранцами осуществляется в соответствии с временной Инструкцией по делопроизводству в Минобрнауки России, утвержденной приказом Минобрнауки России от 17 сентября 2004 года N 68.
В соответствии с установленным порядком отдел координации международных обменов Департамента международного сотрудничества в образовании и науке ведет учет программ пребывания иностранных делегаций, встреч с иностранцами, проводимых в Министерстве, посещений работниками Министерства иностранных представительств, материальных носителей информации, переданных иностранцам и полученных от них, посещений иностранцами объектов.
Организационно-методическая работа по осуществлению международных обменов в Министерстве возлагается на Департамент международного сотрудничества в образовании и науке и Департамент управления делами и государственной службы.