19. Постановление (определение) о назначении судебной экспертизы, прилагаемые к нему материалы принимаются руководителем судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС или иным специально назначенным сотрудником судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС и рассматриваются руководителем судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС или лицом, его замещающим, в день поступления.
20. Прилагаемые к постановлению (определению) о назначении судебной экспертизы объекты принимаются в упакованном и опечатанном виде. Исключение составляют объекты исследования, имеющие большие габаритные размеры, упаковка которых затруднена. При этом неупакованные объекты принимаются только непосредственно от лица, назначившего экспертизу.
Упаковка должна содержать соответствующие пояснительные надписи, включая сведения о лице, проводившем упаковку, его подпись и дату. Упаковка должна исключать возможность доступа к содержимому без ее повреждения.
Материалы дела принимаются в прошитом виде, с пронумерованными листами. В сопроводительном письме указывается количество томов (листов).
21. При поступлении материалов на судебную экспертизу с нарочным на постановлении (определении) о назначении судебной экспертизы и на его копии указываются дата и время получения материалов, наличие (отсутствие) упаковки представленных объектов, факт соответствия количества представленных упаковок (объектов) и имеющихся на упаковке реквизитов, сведений, указанных в постановлении (определении). Данные записи скрепляются подписью принимающего лица на копии постановления (определения) и лица, представившего материалы, на постановлении (определении), которое остается в судебно-экспертном учреждении или экспертном подразделении ФПС.
22. Заключение и материалы выполненной судебной экспертизы вместе с сопроводительным письмом, подписанным руководителем судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС, направляются инициатору заказным письмом (бандеролью, посылкой) фельдсвязью или выдаются под расписку лицу, назначившему экспертизу, а при наличии доверенности - иному сотруднику.
Расписка должна содержать сведения о получателе (должность, фамилия, имя, отчество, наименование, серия, номер, дата выдачи документа, удостоверяющего личность получателя), дату и время получения, отметку о соответствии полученных материалов перечню, указанному в сопроводительном письме руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС. Расписка оформляется получателем собственноручно на копии сопроводительного письма.
23. Ценные вещи, легковоспламеняющиеся вещества и изделия, их содержащие, иные объекты, опасные для жизни и здоровья граждан или окружающей среды, а также громоздкие и хрупкие предметы отправке по почте не подлежат.
Транспортировка объектов, которые не могут пересылаться по почте, обеспечивается лицом (органом), назначившим экспертизу.
24. Заключение эксперта выдается (направляется) только вместе с исследованными объектами, за исключением случаев, когда вещественные доказательства по письменному ходатайству руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС, согласованному с лицом (органом), назначившим экспертизу, оставляются в судебно-экспертном учреждении или экспертном подразделении ФПС для использования в экспертной, научной и учебно-методической деятельности либо израсходованы при производстве исследований.
25. Оставляемые по ходатайству руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС объекты исследования до решения в установленном порядке вопроса об их дальнейшем использовании хранятся в судебно-экспертном учреждении или экспертном подразделении ФПС в условиях, исключающих их утрату, порчу, изменение каких-либо их свойств, и представляются по первому требованию суда или лица, назначившего экспертизу.
26. Учет судебных экспертиз, выполненных в судебно-экспертном учреждении и экспертном подразделении ФПС, осуществляется в Журнале регистрации и учета судебных экспертиз (далее - Журнал) (приложение N 1). Материалы по судебным экспертизам приобщаются в накопительное дело проведения судебных экспертиз (далее - Накопительное дело) (приложение N 2).
27. Листы Журнала нумеруются. Журнал прошнуровывается, опечатывается печатью судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС и скрепляется подписью руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС.
Записи в Журнал вносятся экспертом судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС, осуществляющим производство судебной экспертизы, если иное не определено руководителем судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС.
При регистрации в Журнале материалов комплексных судебных экспертиз каждый вид исследования регистрируется отдельно с присвоением своего порядкового номера. При этом заключению комплексной судебной экспертизы присваивается номер, состоящий из всех номеров, зарегистрированных по Журналу (журналам), указанных через дробь в последовательности, соответствующей их исполнению.
При необходимости внесения исправлений в Журнал ошибочные записи аккуратно зачеркиваются одной линией, а внесенные рядом на свободном месте новые записи заверяются подписью эксперта, выполнившего судебную экспертизу, и руководителя экспертного подразделения.
В графе "Примечания" Журнала ведется учет объектов исследования, оставляемых по ходатайству руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС.
Вынос Журнала за пределы помещений судебно-экспертного учреждения и экспертного подразделения ФПС не разрешается.
Руководитель судебно-экспертного учреждения и экспертного подразделения ФПС обязан не реже одного раза в месяц проверять правильность ведения Журнала, своевременность, полноту и достоверность регистрации. Результаты проверки вносятся непосредственно в Журнал после последней регистрационной записи на момент проверки.
Допускается дублирование Журнала с использованием электронных средств автоматизированного учета при условии соблюдения требований конфиденциальности информации, соблюдения тайны следствия, архивации и хранения резервных баз данных.
28. Накопительное дело формируется ежегодно в начале года. Накопительное дело содержит опись и формируется материалами судебных экспертиз, зарегистрированными в судебно-экспертном учреждении или экспертном подразделении ФПС в учетном году, в строгом соответствии с Журналом.
В Накопительное дело комплектно подшиваются постановления (определения) о назначении судебной экспертизы, копии сопроводительных писем, вторые экземпляры заключений экспертов, включая приложения, фототаблицы, документы, фиксирующие ход, условия и результаты исследований, иные документы, накопленные в процессе производства судебной экспертизы (копии ходатайств, ответы на них и т.д.), а также цифровые носители информации (компакт-диски).
Ведение Накопительного дела поручается сотруднику судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС, в должностную инструкцию которого вносится соответствующая запись. Замена сотрудника, отвечающего за ведение Накопительного дела, осуществляется, как правило, по окончании года. В иных случаях передача функций по ведению Накопительного дела осуществляется по акту сверки.
Хранение накопительных дел осуществляется в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц, утрату или повреждение хранимых материалов. Доступ к накопительным делам, кроме лица, ответственного за их ведение, имеют начальник судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС и его заместители, а также лица, осуществляющие в установленном порядке проверку организации работы судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС. Вынос накопительных дел, равно как и отдельных содержащихся в них материалов, за пределы помещений судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС не разрешается. При необходимости, по решению руководителя судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС или проверяющего лица, с материалов Накопительного дела снимаются копии, которые заверяются руководителем судебно-экспертного учреждения или экспертного подразделения ФПС.
Руководитель судебно-экспертного учреждения и экспертного подразделения ФПС несет ответственность за организацию ведения Накопительного дела и не реже одного раза в квартал проверяет состояние этой работы, немедленно принимает исчерпывающие меры к восстановлению утраченных, испорченных или неполных материалов.
29. По окончании Журнал и Накопительное дело хранятся в судебно-экспертном учреждении или экспертном подразделении ФПС в течение установленного срока.