3.1. Виды работ, выполняемые в САДД отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления, с документами, адресованными руководителю Службы и в приемных заместителей руководителя Службы:
3.1.1. При работе с входящими документами - работник службы ДОУ, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САДД документы. По завершении рассмотрения документов вводит резолюции в САДД (электронная папка "На рассмотрение" в соответствующем кабинете) и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.
3.1.2. Исполненные документы, переданные в соответствующую службу ДОУ, списываются в дело (электронная папка "В дело").
3.1.3. Документы, поступившие непосредственно в службу ДОУ руководителя Службы, его заместителей или структурных подразделений (например, во время приема посетителей), должны быть переданы регистрации в САДД и ввода резолюций.
3.1.4. При работе с исходящими из Службы документами после визирования и подписания документа, работник подразделения исполнителя передает их в службу ДОУ для регистрации в установленном порядке.
3.1.5. Исходящие документы, подготовленные непосредственно в секретариатах заместителей руководителя Службы и ими подписанные, регистрируются работниками службы ДОУ этих секретариатов в САДД (в "Кабинете зам. руководителя") и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле "Оригинал" вводится отметка о передаче документа по назначению. После чего документ отправляется в дело.
3.1.6. При работе с внутренними документами - работник службы ДОУ регистрирует в САДД созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним резолюции, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.
3.1.7. При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями - работник службы ДОУ осуществляет контроль, используя папку "На контроле".
3.1.8. По завершении исполнения поручения работник службы ДОУ структурного подразделения - исполнителя, вводит в САДД "Отчет" и возвращает в отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления оригинал документа и копию документа об исполнении.
3.1.9. Внутренние документы, поступившие работнику службы ДОУ руководителя Службы или его заместителей, после рассмотрения возвращаются в структурное подразделение - автор документа для передачи исполнителям и ввода в САДД поручения руководства.
3.1.10. Работники службы ДОУ осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок "На рассмотрение" и "На контроле".
3.1.11. Работники службы ДОУ - пользователи системы имеют право доступа ко всем "Картотекам" САДД в режиме поиска документов.
3.1.12. При необходимости работники службы ДОУ используют САДД для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.
3.2. Виды работ в структурных подразделениях центрального аппарата Службы:
3.2.1. По входящим документам - структурных подразделений редактирование, при необходимости, поля "Содержание" документа, поступившего из отдела документооборота и контроля Административно- контрольного управления; внесение информации по результатам рассмотрения документа руководством Службы (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
3.2.2. По исходящим и внутренним документам регистрация; аннотирование; ввод резолюции; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; редактирование регистрационной карточки; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
3.2.3. По поручениям (пунктам) внутренних документов Службы, поставленным на контроль - ввод резолюции руководства структурного подразделения, постановка, при необходимости, на внутренний контроль, направление на исполнение, контроль исполнения, ввод отчета об исполнении, поиск поручений, информационно-справочная работа, вывод на печать выходных форм.
3.2.4. Права на регистрацию конкретных категорий документов по классификатору предоставляются работникам службы ДОУ структурных подразделений в соответствии с утвержденным списком пользователей.
3.3. Технология работы с входящими в подразделение документами:
3.3.1. При поступлении в подразделение документа из отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Службы (внутренние документы) работник службы ДОУ структурного подразделения находит в папке "Поступившие" своего "Кабинета" в САДД регистрационную карточку документа и отмечает его получение ("Принять к исполнению").
3.3.2. Работник службы ДОУ структурного подразделения, работая в папке "На исполнении", после рассмотрения документа руководителем подразделения вводит в САДД резолюцию и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.
3.3.3. По завершении исполнения документа работник службы ДОУ вводит отчеты исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает Документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед Административно-контрольным управлением об исполнении документов с резолюциями руководства Службы: заполняет поле "отчет исполнителя" в САДД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).
3.3.4. Документ-оригинал должен быть "списан в дело" из папки "В дело". При необходимости списания в дело копии документа, информация вносится в поле "Основание для списания в дело".
3.3.5. Не допускается стирать аннотации документов, введенные в отделе документооборота и контроля Административно-контрольного управления, а также ранее сделанные записи в поле "Комментарий".
3.3.6. Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
3.3.7. При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".
3.3.8. Работник службы ДОУ структурного подразделения вводит в карточку документа информацию о передаче в отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления оригинала и, если необходимо, копии документа для формирования реестра передачи документов.
3.4. Технология работы с внутренними документами: