1.1. Прием и обработка документов в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) осуществляется работниками Административно-контрольного управления и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, на которых возложены функции по документационному обеспечению управления, отдела (далее - служба ДОУ).
1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Службы, подключенных к САДД, осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
1.3. Работа в САДД основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления или других подразделений документы повторно не регистрируются.
В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.
Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САДД реестрах или регистрационных карточках.
1.4. Система САДД предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование, хранение и распечатка в системе САДД не разрешается.
Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в Службе в условиях применения САДД осуществляет отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления.
Указания (в устной или письменной форме) работников отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления - администраторов САДД о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.
1.6. Работники структурных подразделений Службы включаются в число пользователей САДД на основании заявки отделу документооборота и контроля Административно-контрольного управления на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Службы, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САДД и права доступа (грифы "Общий", "ДСП").
Установка клиентских мест САДД производится по согласованию с отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления в установленном порядке.
Отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления обеспечивает ввод в САДД персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
1.7. Ответственность за организацию использования САДД в структурном подразделении Службы возлагается на его руководителя.
Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо службы ДОУ, ответственное за обеспечение правильного использования САДД и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочии) в отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления для внесения изменений в САДД администратором системы.
1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САДД осуществляется отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления.
1.9. К работе с САДД допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.
Пользователям САДД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.