5. Департамент осуществляет следующие полномочия:
1) обеспечивает первичную обработку входящих документов (прием, регистрацию, учет, хранение, доставку) в центральном аппарате Министерства, в том числе направление документов, связанных с международными обязательствами Российской Федерации, в структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы и учреждения Министерства в соответствии с их полномочиями, а также по принадлежности в государственные органы, учреждения и иные организации, обладающие необходимой компетенцией; осуществляет учет, регистрацию и рассылку организационно-распорядительных документов Министерства;
2) подготавливает входящую корреспонденцию от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав субъектов Российской Федерации для докладов в установленном порядке Министру юстиции Российской Федерации, а также для рассмотрения его заместителями; направляет документы, поступившие из территориальных органов Министерства и иных организаций, по принадлежности в соответствующие подразделения Министерства;
3) осуществляет справочно-информационную работу по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной власти по вопросам получения, прохождения и отправки документов и материалов;
4) организует отправление исходящей корреспонденции через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации, по почте и с нарочным;
5) обобщает данные структурных подразделений центрального аппарата Министерства об объеме документооборота, проводит систематический анализ служебной переписки, составляет единую сводку;
6) вносит предложения руководству Министерства по совершенствованию делопроизводства в центральном аппарате, в том числе по сокращению и оптимизации документооборота;
7) накапливает, систематически обновляет и использует справочно-информационную базу данных;
8) обеспечивает прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в Министерство обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения центрального аппарата Министерства по принадлежности, осуществляет рассмотрение обращений граждан в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
9) осуществляет совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства анализ обращений граждан и подготовку аналитической информации о характере таких обращений;
10) осуществляет прием граждан в приемной Министерства;
11) осуществляет контроль рассмотрения писем и обращений граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства;
12) осуществляет особый контроль сроков прохождения и рассмотрения жалоб и обращений, направляемых в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти;
13) осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Министерства, подведомственными федеральными службами указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителя и заседаний комиссий, созданных при Правительстве Российской Федерации, обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
14) осуществляет контроль за состоянием исполнительской дисциплины, исполнением требований нормативных правовых актов Министерства по вопросам организации делопроизводства в центральном аппарате Министерства;
15) обеспечивает оперативное направление в структурные подразделения Министерства документов, поставленных на контроль;
16) осуществляет своевременное информирование подразделений центрального аппарата и руководства Министерства о нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов;
17) осуществляет редакторскую правку проектов документов в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации;
18) разрабатывает и организует исполнение сводной номенклатуры дел Министерства, отбор и принятие на временное хранение документов, образующихся в деятельности Министерства;
19) осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в Государственный архив Российской Федерации в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;
20) организует работу центральной экспертной комиссии Министерства по определению ценности и состояния документационного фонда центрального аппарата, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;
21) осуществляет в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, прием на архивное хранение документов структурных подразделений центрального аппарата Министерства, законченных в делопроизводстве;
22) отвечает на запросы граждан и организаций о предоставлении архивных справок и копий ведомственных документов;
23) осуществляет выполнение и учет объемов копировально-множительных работ в центральном аппарате Министерства;
24) организует рациональное использование персональных ЭВМ, множительной техники, факсимильных аппаратов и другой оргтехники, имеющейся в распоряжении Департамента;
25) разрабатывает с учетом предложений структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов и учреждений Министерства, подведомственных ему Федеральной службы исполнения наказаний, Федеральной регистрационной службы, Федеральной службы судебных приставов (далее - федеральные службы) проекты плана основных организационных мероприятий и прогнозные показатели деятельности Минюста России, плана работы коллегии Минюста России, тематических планов Минюста России по направлению работы Департамента;
26) оказывает методическую помощь структурным подразделениям центрального аппарата, территориальным органам и учреждениям Министерства в разработке планов работы и иных управленческих документов;
27) осуществляет контроль выполнения планов работы Министерства, планов работы и решений коллегии Минюста России, тематических планов Министерства по направлению деятельности Департамента;