1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок составления и представления отчетов о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления (далее - отчет по форме 14) органами законодательной власти Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, федеральными судами, иными федеральными государственными органами, образованными в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами (далее - федеральные государственные органы), органами законодательной власти субъектов Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, судами субъектов Российской Федерации (далее - государственные органы субъектов Российской Федерации) и органами местного самоуправления (в том числе органами местного самоуправления закрытых административно-территориальных образований).
2. Отчеты по форме 14 составляются одновременно на бумажных и электронных носителях информации на следующие даты: полугодовая - по состоянию на 1 июля текущего года, годовая - на 1 января года, следующего за отчетным.
3. Отчеты по форме 14 составляются по разделам, подразделам, целевым статьям и видам расходов функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации бюджетной классификации Российской Федерации.
Номер раздела, подраздела, целевой статьи, вида расходов проставляется в форме 14: в разделе "1. Расходы" в свободной строке над графами "Утверждено (предусмотрено) по смете на год" и "Фактически за отчетный период"; в разделе "2. Численность" в свободной строке над графами "Утверждено штатных единиц по должностям в штатном расписании на отчетную дату", "Фактически замещено штатных единиц на отчетную дату" и "Среднесписочная численность за отчетный период"; в разделе "СПРАВКА" в свободной строке над графой "Фактически".
4. Отчеты по форме 14 составляются: по расходам - в целых тысячах рублей (без десятичных знаков) нарастающим итогом с начала года; по численности - в единицах, при этом среднесписочная численность работников за отчетный период показывается как число физических лиц (человек).
5. К отчетам по форме 14, составленным на бумажных носителях, прилагается пояснительная записка. Отчеты представляются в сброшюрованном виде с сопроводительным письмом, страницы отчета нумеруются. Отчеты подписываются руководителем и главным бухгалтером федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), представляющего отчет, подписи расшифровываются и заверяются печатью федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления); указывается ФИО работника, составившего отчет, номер телефона и факса.
6. При составлении отчетов о расходах и численности работников федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления следует руководствоваться бюджетным законодательством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, регулирующими вопросы деятельности федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, государственной гражданской службы и муниципальной службы, оплаты труда государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, а также инструкциями Федеральной службы государственной статистики по заполнению организациями сведений о численности работников в формах федерального государственного статистического наблюдения.