Обработка статкарточек на подсудимого и ведение по ним автоматизированной базы данных по судимости (заполнение, ввод в базу данных судимости статкарточек на лиц, в отношении которых приговоры вступили в законную силу, контроль за возвращением статкарт из суда второй инстанции и ввод этих статкарточек в базу данных) осуществляется непосредственно в судах первой инстанции, участках мировых судей и судах уровня субъекта Российской Федерации с использованием единого программного обеспечения, настраиваемого отделом судебной статистики Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с учетом изменений в уголовном и уголовно-процессуальном законодательстве для формирования отчетности на соответствующий отчетный период (6 или 12 месяцев).
С учетом специфики работы конкретных судов, в т.ч. оснащения их компьютерами, начальник управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации устанавливает порядок формирования базы данных по судимости субъекта Российской Федерации. Порядок формирования БД по судимости мировых судей устанавливается в соответствии с нормативными актами, определяющими организационно-правовое обеспечение мировых судей в субъекте Российской Федерации.
Статистические карточки на подсудимого на бумажных носителях хранятся в месте их обработки 3 года после окончания отчетного периода, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.
Программное обеспечение с соответствующими настройками помещается в папку "STAT/programs" FTP-сервера Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации для получения территориальными органами Судебного департамента, судами уровня субъекта Российской Федерации по телекоммуникационным каналам Интернета в режиме удаленного доступа.
Федеральные суды общей юрисдикции и мировые судьи (орган по обеспечению деятельности мировых судей в субъекте Российской Федерации) представляют для автоматизированной обработки в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации базы данных статкарточек на подсудимого по делам, приговоры (постановления) по которым вступили в законную силу.
По завершении отчетного периода в управлении Судебного департамента в субъекте Российской Федерации создается сводная (интегрированная) база данных, которая проходит дополнительную проверку, в том числе на полноту учета осужденных, прохождение логического контроля сформированных статистических отчетов из базы данных по судимости.
По окончании отчетного периода по алгоритму, разработанному в Судебном департаменте, проводится поверка полноты учета осужденных. Для этого после представления федеральными судами общей юрисдикции и мировыми судьями в управление Судебного департамента форм N 1 "Сведения о рассмотрении уголовных дел по 1 инстанции" и N 6-бмс "Сведения о рассмотрении уголовных дел в апелляционном порядке", а также судом уровня субъекта Российской Федерации для сведения формы N 6 "Отчет о рассмотрении уголовных дел в кассационном порядке" проверяется соответствие числа осужденных, оправданных, а также лиц, дела в отношении которых прекращены по перечисленным выше формам отчетности и информации из базы данных о судимости. Расхождение между числом осужденных в базе данных статкарточек на подсудимого и расчетным числом осужденных по алгоритму, разработанному в отделе судебной статистики Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, не должно превышать 1%. Расчетное число осужденных формируется путем сложения числа осужденных по 1 инстанции и числа лиц, осужденных по апелляционным приговорам, которыми отменены иные судебные постановления мировых судей, за минусом лиц, в отношении которых обвинительные приговоры полностью отменены. Аналогичный принцип расчета применим не только к осужденным, но и к лицам, уголовные дела в отношении которых прекращены, оправданным, признанным невменяемыми, учтенных в базе данных по судимости.
В случае, когда число карточек расходится более чем на 1% с соответствующими показателями, полученными расчетным путем, специалист по статистике управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации предпринимает меры по выяснению причин расхождения данных и организует работу специалиста, ответственного за ведение статистики, по установлению того, по каким именно делам статкарточки не были представлены, а также последующему восполнению недостающих сведений в отчетном периоде.
Управление (отдел) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации устанавливает промежуточные сроки передачи файлов со статкарточками из судов (при ведении базы данных непосредственно в суде I инстанции) либо, в исключительных случаях, партий статкарточек на бумажных носителях, в зависимости от существующих возможностей их обработки в управлении (отделе). Периодичность такого представления может варьироваться от 1 месяца (ежемесячная передача файлов со статкарточками / статкарточек на бумажных носителях) до 1 квартала.
Последняя партия за отчетный период файлов с базой данных статкарточек или статкарточек на бумажных носителях (и контрольных талонов в случае ведения базы данных в УСД) представляется не позднее двенадцатого числа месяца, следующего за отчетным периодом (полугодие, год), т.е. после истечения срока на обжалование (опротестование) приговоров (определений), вынесенных в последний день отчетного периода (10 дней).
По делам, рассмотренным судами уровня субъекта Российской Федерации по I инстанции, база данных судимости ведется непосредственно в этих судах. Файлы со статкарточками направляются в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации в порядке, установленном соответствующим управлением (отделом) Судебного департамента.
Секретарь судебной коллегии суда уровня субъекта Российской Федерации перед тем, как передать на рассмотрение дела с кассационными жалобами на приговоры судов I инстанции, проверяет наличие статистических карточек на всех лиц по этим делам. В случае отсутствия карточек их полностью заполняет судья - докладчик по делу и делает пометку "Дубликат". Одновременно управлению (отделу) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации сообщается о судах, направивших дела без статистических карточек, для принятия соответствующих организационных мер.
После рассмотрения дела судом II инстанции секретарь судебной коллегии проверяет наличие в статистических карточках отметок о результатах кассационного рассмотрения, при отсутствии их возвращает карточки судье-докладчику по делу для заполнения показателей статкарточек, относящихся ко второй инстанции.
Суды областного звена статистические карточки по делам, рассмотренным в кассационном порядке (в случае их автоматизированной обработки в судах первой инстанции), направляют в соответствующий суд одновременно с возвращением дел, а в случае обработки статкарточек в управлении (отделе) Судебного департамента - в соответствующие управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации в порядке, установленном руководством этого управления (отдела). Одновременно об этом сообщается письмом в суд I инстанции.
Специалист по статистике управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации и работники аппаратов судов, ответственные за ведение судебной статистики, осуществляют контроль за полнотой сдачи судами статистических карточек или электронных баз данных с ними. Для проверки полноты представления статкарточек судами ведутся в надлежащем количестве контрольные журналы.
Количество статкарточек по делам, рассмотренным по первой инстанции Верховным Судом Российской Федерации, специалист по статистике Судебного департамента проверяет в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и в случае "дефицита" статкарточек принимает меры к их восполнению.