Заполнение статкарточки начинается со справочной части, служащей для идентификационной и поисковой цели (в том числе для поиска конкретных приговоров по интересующим данным в статистическом отчете). Информационными показателями являются номер уголовного дела, фамилия, имя и отчество подсудимого (осужденного), число лиц по делу, кодовые обозначения и текстовые расшифровки фамилии судьи и суда. Наименование субъекта Российской Федерации может проставляться уже при тиражировании бланков статкарточек территориальным органом Судебного департамента.
Номер уголовного дела проставляется в соответствии с регистрацией в учетно-статистической карточке на уголовное дело, но без шифра "1" - "уголовное" (например 234/04).
Коды судов уровня субъекта Российской Федерации, а также коды сводных отчетов для районных судов и мировых судей, представляемых территориальными органами Судебного департамента в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, определяются Судебным департаментом. Коды федеральных судов общей юрисдикции, участков мировых судей, а также коды работающих в них судей определяются каждым территориальным органом Судебного департамента самостоятельно. Для ведения единой базы статкарточек на подсудимого в субъектах Российской Федерации необходимо иметь сквозной кодификатор судей региона, чтобы каждый судья, вышедший в отставку, судья, вновь пришедший на его место, а также судья, перешедший из мировых судей в федеральные - имели уникальные коды; коды судей в разных судах одного субъекта Российской Федерации не должны повторяться.
Информационная часть статистической карточки на подсудимого состоит из четырех разделов:
I. - Сведения о подсудимом.
II. - Сведения о преступлении.
III. - Сведения о приговоре, определении, постановлении.
IV. - Апелляционное, кассационное рассмотрение дела.
Статкарточка содержит 35 статистических показателей, каждому из которых соответствуют на бланке один или два квадрата, в зависимости от того, обозначены ли признаки, содержащиеся в показателе, однозначным или двузначным кодом.
В бланке статистической карточки предусмотрено два контрольных талона - для учета карточек, направленных в кассационную и апелляционную инстанции.
Талоны, заполняемые при направлении уголовных дел в районный суд на апелляционное рассмотрение, используются для дел, рассмотренных по 1 инстанции мировым судьей. Талон отрезается, остается в участке мирового судьи, а статистическая карточка вместе с уголовным делом направляется в районный суд.
Талоны для кассационной инстанции используются как для дел, рассмотренных по 1 инстанции в районном суде или суде уровня субъекта Российской Федерации, так и для дел, рассмотренных первоначально мировым судьей, а затем обжалованных в апелляцию и далее направленных на кассационное рассмотрение.
Талоны хранятся в суде до возвращения уголовного дела со статкарточкой после кассационного или апелляционного рассмотрения, если его работники формируют автоматизированную базу данных о судимости. После возвращения статкарточки по уголовному делу, вступившему в законную силу, она вносится в базу данных, а контрольный талон аннулируется. Если формирование базы данных по делам данного суда производится в Управлении (отделе) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации, то отдел делопроизводства суда систематически направляет туда по описи статистические карточки и контрольные талоны, а после рассмотрения в кассационной инстанции все статистические карточки поступают в Управление Судебного департамента для внесения в автоматизированную базу данных.
При направлении уголовного дела в вышестоящий суд с жалобой или представлением на приговор (постановление) суда заполненная статистическая карточка на подсудимого высылается вместе с уголовным делом. По групповым уголовным делам в вышестоящий суд направляются статистические карточки на всех лиц, в том числе и на тех, приговоры (постановления) в отношении которых не обжалованы - на случай внесения в них изменений в отношении лиц, не обжаловавших приговор.
Если суд восстановил пропущенный срок на принесение жалобы или представления делу, из базы данных судимости уже внесенная статкарта по этому делу удаляется. Если статкарточки (файлы с базой данных статистических карточек) уже были отосланы для автоматизированной обработки в соответствующие управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, то оформляются новые статистические карточки и контрольные талоны - с пометкой "Дубликат".
Эти статкарточки направляются вместе с делами в вышестоящую инстанцию, а контрольные талоны (в случае представления статкарточек в УСД) - в управление (отдел) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации, но, в отличие от общего порядка, не по истечении месяца, а одновременно с направлением дел в вышестоящую инстанцию.
В случае представления статкарт на бумажном носителе, талоны, хранящиеся в управлении (отделе) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации, отдельно по каждому суду, сопоставляются с карточками, представленными судом кассационной инстанции. Талоны, совпавшие с относящимися к ним карточками, считаются погашенными и уничтожаются. По непогашенным талонам специалист по судебной статистике выясняет причины отсутствия карточек и в необходимых случаях принимает меры к их получению. По аналогии надлежит работать с контрольными талонами и сотрудникам судов и участков мировых судей, в чьи должностные обязанности входит ведение судебной статистики.
Если приговор не обжалован, об этом делается отметка в разделе IV "Апелляционное, кассационное рассмотрение дела" путем проставления нуля ("0"), после чего массив статистических карточек, по которым судебные решения вступили в законную силу, заносится в базу данных.
Основной принцип заполнения (кодирования) статистической карточки состоит в том, что в квадрате каждого показателя обязательно проставляется числовое обозначение, включая ноль. Числовым кодом обозначается соответствующий статистический признак статистического показателя (например, показатель "Пол": мужской - 1, женский - 2).
Нулевое значение может быть только в следующих показателях, где возможно отсутствие некоторого значения статистического показателя, например:
в показателе 7 "Занимаемая должность", если подсудимый относится к категории "Иное недолжностное лицо";
в показателях 8-12 "Неснятые и непогашенные судимости", если у подсудимого они отсутствуют;
в показателе 13 "Отбытие предыдущего наказания при совершении нового преступления", если подсудимый ранее не судим;
в показателе 14 "Подсудимый, юридически не судимый", если подсудимый ранее был судим;
в показателях 15 и 16, относящихся к несовершеннолетним, если подсудимый совершил преступление (наиболее тяжкое при совокупности) в совершеннолетнем возрасте или указанные в показателе 15 признаки о нахождении на специализированном учете отсутствуют;
в показателях 21 "Состав преступной группы" и 22 "Вид соучастия", если преступление совершено одним лицом;
в показателях 24 и 25 - когда состав совершенного преступления не относится к выделенным в них категориям преступлений;
в показателях 29 и 29.1 - "Основные меры в отношении осужденного", если обвинительный приговор не выносился;