2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении в соответствии с основными положениями ЕГСД.
2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:
- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству учреждения;
- организация работы заседаний коллегии учреждения и контроль за выполнением принятых ею решений;
- осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;
- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;
- обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в учреждении и подведомственных ему организациях;
- организация подготовки и повышения квалификации работников делопроизводства;
- организация работы по приему руководством учреждения посетителей по личным вопросам.
2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:
секретариат - рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;
- подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
- составляет проекты планов работы коллегии на основе предложений членов коллегии и начальников структурных подразделений учреждения и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии учреждения;
- готовит материалы к заседаниям коллегии, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;
- обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, и извещает о времени их проведения;
- производит оформление протоколов заседаний коллегии, рассылку протоколов и выписок из них;
- осуществляет контроль за исполнением решений коллегии;
- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;
подразделение по рационализации делопроизводства - разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы делопроизводства в аппарате учреждения;
- организует работу по повышению квалификации работников, занятых в сфере делопроизводства;
- разрабатывает инструкцию о ведении делопроизводства в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения;
- разрабатывает перечень нерегистрируемых документов;
- разрабатывает классификатор участков работы и вопросов, решаемых должностными лицами, структурными подразделениями и учреждением в целом;
- составляет сводную номенклатуру дел учреждения и представляет ее руководству на утверждение;
подразделение по контролю исполнения - осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;
- осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства учреждения;