15.8.1. Архив осуществляет комплектование, учет, хранение и использование электронных документов на основе применения средств вычислительной техники. Электронные документы, являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации, хранятся в Архиве в течение 15 лет, а затем передаются на государственное хранение в соответствии с требованиями и порядком, определенными отдельной инструкцией, нормативными и методическими документами Росархива.
15.8.2. Архив проводит отбор, прием, учет, экспертизу ценности электронных документов, поступающих от структурных подразделений Аппарата на дисках, дискетах и по каналам связи, одновременно с сопроводительной документацией к ним.
15.8.3. Информация в машиночитаемом виде может быть зафиксирована либо на дискете и диске, либо в виде файла автоматизированного банка (базы) данных (БД). В первом случае производится отбор на хранение подлинника электронного документа или заменяющего его дубликата (копии), не имеющих бумажных аналогов. Во втором случае Архив производит отбор соответствующих файлов БД или целиком БД.
15.8.4. Подготовка электронных документов на дискетах и дисках к сдаче в Архив состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния;
проверка качества записи;
описание;
проставление шифров или надписей (на футлярах);
подготовка актов приема-передачи или актов об уничтожении.
15.8.5. Передаваемый в Архив электронный документ в виде файла прикрепляется к ЭРК (при ее отсутствии она заводится в Архиве).
15.8.6. Электронные копии отсканированных документов прикрепляются к ЭРК, вводятся в хранилище отсканированных документов "Mercury", а диски вливаются в DVD-библиотеку системы электронного архива ЦИК России, где с помощью сервера Saperion осуществляется поиск нужных документов.
15.8.7. Электронные документы с дискет и дисков при необходимости также могут добавляться в электронный архив.
15.8.8. На электронные документы, не подлежащие передаче на государственное хранение и утратившие практическое значение для ЦИК России, составляется акт о выделении к уничтожению, который рассматривается ЦЭК и утверждается секретарем ЦИК России.
15.8.9. Электронные документы, находящиеся на хранении в Архиве, используются в научных и практических целях в порядке, установленном действующими правовыми нормами.
15.8.10. Электронные документы, выдаваемые пользователю, не должны изменяться в процессе их использования. Пользователь обязан обеспечить информационную и физическую сохранность электронных документов.
15.8.11. ЦИК России сохраняет за собой предусмотренное федеральным законодательством право интеллектуальной собственности на электронные документы, сданные на государственное хранение. В случае реорганизации ЦИК России это право переходит к правопреемнику, а в случае ее ликвидации - к Государственному архиву Российской Федерации.