15.4.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в Архив, должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, подшивку или переплет.
15.4.2. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.
15.4.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление листа - заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, подшивку или переплет.
Дела временного (более 5 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются. Оформляются обложка и лист-заверитель.
15.4.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 15). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле и срок хранения дела.
15.4.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок структурного подразделения Аппарата и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в Архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами.
При изменении наименования структурного подразделения Аппарата в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке к старому наименованию структурного подразделения приписывается новое.
15.4.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Лист большого формата (А2, A3), подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
15.4.7. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись (приложение N 16).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
15.4.8. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 17).
Лист-заверитель составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Аппарата. В листе - заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
Остальные реквизиты листа-заверителя заполняются в Архиве.
В листах - заверителях дел временного хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело.