15.1.1. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения Аппарата, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, состоит из индекса структурного подразделения (приложение N 10) и порядкового номера дела.
15.1.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается Центральной экспертной комиссией Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) по представлению Архива.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
15.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Аппарата на предстоящий календарный год составляется до 1 ноября текущего года, подписывается руководителем структурного подразделения и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документации (приложение N 11).
Во вновь созданном структурном подразделении Аппарата номенклатура дел разрабатывается в месячный срок и после согласования с Архивом представляется в отдел прохождения документации.
15.1.4. Сводная номенклатура дел ЦИК России составляется отделом прохождения документации совместно с Архивом на основании номенклатур дел структурных подразделений Аппарата и подписывается начальником Управления документационного и кадрового обеспечения. После рассмотрения и одобрения ЦЭК сводная номенклатура дел ЦИК России утверждается секретарем ЦИК России и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 12).
После утверждения сводной номенклатуры дел ЦИК России в структурные подразделения Аппарата направляются выписки из соответствующих разделов, заверенные печатью "Центральная избирательная комиссия Российской Федерации. Управление документационного и кадрового обеспечения".
15.1.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с Архивом и отделом прохождения документации дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения Аппарата.
15.1.6. Резервные номера дел в сводной номенклатуре дел ЦИК России и в номенклатурах дел структурных подразделений Аппарата не предусматриваются.
15.1.7. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения Аппарата в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в Архив.