3.1. Представление работ производится НИУ, УГМС, оперативно-производственными организациями и учебными заведениями Росгидромета. Решение о выдвижении работ на соискание премий принимается ученым (научно-техническим) советом НИУ, техническим советом УГМС, советом учебных заведений. Решение о выдвижении работ принимается открытым голосованием. Совет правомочен принимать решение, если на заседании присутствует более 2/3 его списочного состава. Решение считается принятым, если за выдвижение проголосовало более половины присутствующих членов совета.
Работа может быть выдвинута совместно несколькими организациями Росгидромета, при этом первая в списке является головной.
Не допускается одновременное представление работы на соискание нескольких премий.
При повторном представлении работы ее выдвижение и оформление документов производится заново.
3.2. На соискание именных премий принимаются работы, опубликованные в печати в течение 3 лет, предшествующих конкурсу, в виде монографий, учебников, учебных, справочных и методических пособий, а также технологические разработки, внедренные в системе Росгидромета не позднее чем за год (но не более 3 лет) до представления работы на конкурс.
На соискание ежегодных премий для молодых ученых имени академика А.Я.Купфера принимаются работы, опубликованные в печати в течение одного года, предшествующего конкурсу, в том числе защищенные диссертационные работы (в виде реферата), и имеющие практическое значение для научной и оперативно-производственной деятельности Росгидромета.
На соискание ежегодных премий принимаются работы, опубликованные (или направленные в печать) в течение года, предшествующего конкурсу, а также работы, оформленные в виде итогового научного (технического) отчета по установленной форме (при необходимости с приложением), результаты которых внедрены в системе Росгидромета в течение года, предшествующего конкурсу, а также нормативные документы (наставления, руководства, инструкции и другие методические материалы, устанавливающие порядок и методы работы в области гидрометеорологии и смежных с ней областях), справочные пособия.
3.3. Число исполнителей по работам не должно превышать 5 человек (кроме премий имени академика А.Я.Купфера).
Число исполнителей по работам, представленным на соискание по премиям для молодых ученых и специалистов имени академика А.Я.Купфера, не должно превышать 3 человек. Возраст исполнителей не должен превышать 35 лет на дату выдвижения. Не допускается включение в состав исполнителей лиц, возраст которых превышает 35 лет.
3.4. Не допускается включение в коллектив соисполнителей лиц только по признаку административной и организационной работы.
3.5. На соискание премии работа представляется в двух экземплярах с письмом-представлением, в котором указывается: наименование работы, на какую премию она представлена; фамилия, имя, отчество каждого исполнителя с выделением руководителя работы; основания выполнения (план НИОКР Росгидромета, договор с организацией-заказчиком, гранты РФФИ, инициативная и т.д.); новизна научных результатов; где и когда работа внедрена; оценка эффективности использования результатов работы в практике гидрометслужбы.
3.6. К письму-представлению прилагаются следующие документы:
- выписка из решения ученого (научно-технического, технического) совета, совета учебного заведения о выдвижении работы на соискание премии;
- краткая аннотация работы, подписанная всеми авторами;
- отзывы и справки о внедрении работы от научных, производственных организаций, отдельных ученых и специалистов (не менее двух отзывов или справок);
- сведения о соискателе (соискателях): фамилия, имя, отчество, год рождения, специальность, ученая степень, место работы, занимаемая должность, служебный адрес и телефон;
- справка о степени участия и конкретном вкладе каждого исполнителя.
Справка подписывается руководителем организации и руководителем работы.
Перечисленные документы представляются в одном экземпляре в скоросшивателе. Работы, оформление которых проведено с нарушением требований настоящего положения, к рассмотрению не принимаются.
3.7. При повторном представлении работы необходимо отразить новые данные, полученные со времени предыдущего представления.
3.8. Если в составе авторского коллектива есть работники других министерств и ведомств Российской Федерации, а также ученые и специалисты национальных гидрометеорологических служб стран Содружества Независимых Государств, то их кандидатуры должны предварительно быть обсуждены по месту их основной деятельности. Организация, выдвигающая работу на соискание премии, в этом случае к письму-представлению прилагает соответствующее документы, подтверждающие согласие таких работников войти в состав авторского коллектива.