Данные вносят на основании основных учетных документов архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел, списка фондов, листа фондов, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, номенклатуры дел (для учета документов со сроками хранения до 10 лет включительно), карточки архивного фонда, актов о выделении к уничтожению и т.д.
Единицей учета управленческой и таможенной документации является сформированное дело. При заполнении таблицы в электронном виде следует учитывать, что она составлена в "Microcoft excel" и графы, выделенные темным цветом, подсчитываются автоматически.
Региональные таможенные управления дополнительно представляют Управлению делами ГТК России сводную статформу по региону (включая и свои показатели по составу и объему документов).
В целях правильного заполнения статистической формы данные по разделам составляются следующим образом:
1. В показатели строки "Всего" раздела "Постоянного хранения" включают дела, находящиеся на хранении в архиве таможенного органа.
Таможенный орган, не являющийся источником комплектования госархива, в строках "Внесено в описи, утвержденные ЭПК госархива" и "Передано в госархив" указывает количество дел, утвержденных ЭК данного таможенного органа или переданных на хранение в архив вышестоящей организации.
Графу "Образуется за год дел" заполняют на основании итоговой записи в сводной номенклатуры дел о количестве сформированных в течение года дел.
2. В показатели раздела "Временного хранения" включают дела временного хранения (до и свыше 10 лет) на основании описей дел, листа фондов, книги учета поступления и выбытия дел.
Графу "Образуется в год дел" заполняют на основании итоговой записи сводной номенклатуры дел таможенного органа о количестве сформированных в течение года дел.
В графу "Хранится сверх установленного срока хранения дел" не включают дела с документами, срок хранения которых истекает 31.12.2003.
Строка "до 10 лет" включает и дела со сроком хранения 10 лет.
3. В показатели раздела "По личному составу" на основании описей дел по личному составу включают дела, сформированные из следующих видов документов:
- приказы по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, аттестация, премирование, поощрение и т.д.);
- списки личного состава;
- карточки по учету личного состава;
- лицевые счета по заработной плате;
- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
- акты о несчастных случаях.
Личные дела уволенных сотрудников таможенного органа в показатели раздела "По личному составу" не включаются.
В графе "Образуется в год дел" также учитывают законченные в делопроизводстве отделов кадров личные дела уволенных госслужащих и работников.
4. Во всех разделах статформы, относящихся к управленческой документации, показатель строки "Внесено в описи..." включает в себя общее количество дел за отчетный и все предыдущие годы.
5. В показатель строки "Дела с другой таможенной документацией" включают декларации таможенной стоимости, декларации физических лиц и другие виды специальной таможенной документации.
Сведения, раскрывающие данные о текущей работе архивов, использовании документов, условиях хранения архивных материалов, показывают в пояснительной записке по следующим вопросам:
1. Причины существенного увеличения (уменьшения) количества хранящихся дел по разделам статформы с различными сроками хранения в сравнении с предыдущим отчетным периодом, а также отсутствия данных об объеме документации.
2. Наименование, дата и номер документа о создании архивного отделения в структуре подразделения документационного обеспечения.
3. Наименование, даты и номера распорядительных документов, регламентирующих работу архивного отделения (архива) таможенного органа (если в структуре ОДО создано архивное отделение, то обязательно указать, каким распорядительным документом утверждено положение об архивном отделении).
4. Сведения об организации планирования работы архивного отделения (архива) таможенного органа: