Подсчет документооборота проводится на 1 января года, следующего за отчетным, на основании учетных данных отдела (отделения) документационного обеспечения (ОДО) и структурных подразделений таможенного органа за прошедший год.
При заполнении таблицы в электронном виде следует учитывать, что она составлена в "Microcoft Excel" и графы "Итого" и "%" подсчитываются автоматически.
Подсчет документооборота проводится по группам документов по таможенному органу в целом и отдельно по ОДО.
При формировании сведений о документообороте по таможенному органу в целом должны быть учтены все данные структурных подразделений, в том числе и ОДО, по учету и регистрации документов.
При формировании сведений по ОДО подсчитывают сведения по учету и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов только ОДО.
Сведения о документах ограниченного распространения (ДСП) включают в подсчет каждого вида документов совместно с открытыми.
Подсчет количества телетайпограмм осуществляется аналогично письмам: при направлении нескольким адресатам (по списку рассылки) телетайпограммы с одним и тем же текстом учитывается только одна телетайпограмма (один документ) без учета количества адресатов.
Документы, направленные электронной почтой и полученные структурными подразделениями таможенного органа, в том числе и ОДО, учитываются в соответствующих графах таблицы в данных по таможенному органу в целом; учтенные и зарегистрированные в ОДО - только в данных по ОДО.
При подсчете обращений граждан в сведениях по таможенному органу в целом следует учитывать, что они не должны быть повторно подсчитаны в ОДО и соответствующих структурных подразделениях (отделе контроля соблюдения законности при привлечении к административной ответственности, правовом отделе и т.п.).
Региональные таможенные управления дополнительно представляют сводную статформу по региону (включая и свои показатели) об объеме документооборота
Особенности подсчета статистических данных об объеме документооборота раскрываются в пояснительной записке, которая составляется согласно следующему перечню вопросов:
1. Должны быть представлены сведения, в которых указывают причины существенного увеличения (уменьшения) количества документов по пунктам таблицы (входящей, исходящей и внутренней документации) по сравнению с предыдущим отчетным периодом, причины отсутствия каких-либо данных по документообороту, предложения по оптимизации документооборота и т.д.
2. Штат ОДО:
Количество сотрудников | Номер и дата последнего приказа об утверждении штата ОДО | ||||
по штату | количество вакансий | ||||
на 01.01.2003 | на 01.01.2004 | на 01.01.2003 | на 01.01.2004 | ||
Всего: | |||||
При наличии в структуре таможенных постов ОДО указать данные по нему отдельно.
РТУ дополнительно представляют сводную штатную численность и количество вакансий (включая свои штатные данные) по региону на 1 января 2003 и 2004 годов по аналогичной форме. По ОДО в структуре таможенных постов сведения указываются отдельно.
3. Дата и номер распорядительного документа, которым утверждено положение об ОДО.
4. Дата утверждения сводной номенклатуры дел на 2004 год, дата последнего согласования номенклатуры дел с госархивом.
5. Система регистрации документов:
- автоматизированная (указать какая);
- карточная;
- журнальная;
- смешанная.
Регистрация документов ДСП:
- совместная;