2.1. Все имеющиеся в учреждении основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Здания и сооружения, классная и канцелярская мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование должны находиться на ответственном хранении у заведующего хозяйством, заместителя директора по хозяйственной части, коменданта или заведующего общежитием.
Учебное оборудование, приборы, станки, инструменты и приспособления, спортивный инвентарь, библиотечный фонд и другое должны находиться на ответственном хранении у лиц, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно-опытными участками, учителей трудового обучения, исполняющих обязанности мастера учебной мастерской, учителей физического воспитания, военных руководителей, лаборантов, старших пионервожатых, заведующих школьными интернатами, библиотекарей и др.
2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту (предмету), кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер.
Когда инвентарный объект является сложным, то есть включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте (гарнитур мебельный, сервизы и др.).
Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне или картонной бирке, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской (например, на обратной стороне ковров и т.д.).
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.
Для белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви инвентарный номер присваивается по каждому наименованию. При этом на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене (в пределах установленных интервалов цен), устанавливается один инвентарный номер.
Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом. Штамп должен содержать наименование учреждения, а при выдаче в эксплуатацию дополнительно - обозначение года и месяца выдачи. Маркировочный штамп ставится так, чтобы не портить внешнего вида предмета. В случае смывания маркировки ее следует периодически восстанавливать.
2.3. Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения; подъемники (лифты).
Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.
Надворные постройки, ограждения - и другие надворные сооружения, обслуживающие здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более здания, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.
Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.
Законченные строительством здания и сооружения принимаются специальными комиссиями, назначенными в установленном порядке.
Приемка комиссией зданий и сооружений оформляется актом. В актах указываются основные сведения: вид, назначение зданий, год постройки, краткая характеристика объекта [материал, из которого здание сооружено (кирпичное, блочное и др.), плотность стен, кубатура; характер перекрытий, фундамент и т.п.]. Кроме того, на здание составляется паспорт, куда заносятся перечисленные выше сведения, а также в процессе эксплуатации отмечается время и стоимость произведенных капитальных ремонтов, норма износа, а при выбытии - причина выбытия.
2.4. Учет основных средств у материально ответственных лиц ведется в инвентарных списках основных средств (ф. N ОС-13) раздельно по учебному оборудованию и инвентарю, транспортным средствам, хозяйственному инвентарю и т.д.; а по белью, постельным принадлежностям, одежде и обуви - в книге складского учета материалов (ф. N М-17).
2.5. Инвентарный список основных средств (ф. N ОС-13) составляется на предметы основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) в разрезе классификационных групп (оборудование, хозяйственный инвентарь и т.п.). В эти списки заносятся данные по каждому предмету основных средств: номер и дата инвентарной карточки, инвентарный номер, полное наименование объекта с указанием заводского номера, первоначальная стоимость. Списки содержат также специальные графы для производства записи о выбытии.
В книге складского учета (ф. N М-17) на каждое наименование имущественно-материальных ценностей открывается отдельный счет. Записи в книге производятся по приходу и расходу с выведением остатка и указанием даты записи, номера документа, порядкового номера записи, а также, от кого получено или кому отпущено.
Систематически (но не реже одного раза в квартал) данные оперативного учета сверяются с данными бухгалтерского учета, о чем работники централизованной бухгалтерии (бухгалтерии), ставят свою подпись с указанием даты сверки.