Состав резерва отражает потребность (текущую и перспективную) организации в руководителях и специалистах, а также ориентирован на структуру планируемых должностей.
Структура и численность резерва рассчитываются заранее, в зависимости от уровня должности, текучести персонала, планов развития организации.
Структура резерва строится в соответствии с категориями руководящих должностей, для замещения которых он создается.
При планировании структуры резерва надо стремиться к тому, чтобы обеспечить не только наличие кандидата из резерва на каждую должность руководителя всех уровней управления, но и чтобы на одну должность в резерве находилось несколько кандидатов.
Коэффициент резервирования следует предусмотреть не меньше единицы на каждую номенклатурную должность руководителя.
При коэффициенте резервирования больше одного обеспечивается конкурсное замещение вакантных должностей.
Конкурсный отбор необходим при назначении на должность специалистов в системе Госгортехнадзора России, где профессиональные качества работника имеют особое значение.
До начала процедуры формирования резерва должны быть выполнены следующие работы:
- рационализация схем (путей) продвижения работников по службе;
- определение степени обеспеченности резервом номенклатурных должностей;
- определение степени насыщенности резерва по каждой должности или группе одинаковых должностей (сколько кандидатур из резерва приходится на каждую должность или их группу).
Итогом выполнения указанных работ является определение тенденций и перспективной потребности в резерве.
Расчет оптимальной численности резерва кадров осуществляется следующим образом:
1) выявляется потребность организации в руководящих кадрах на ближайшую или более длительную перспективу (до пяти лет);
2) определяется фактическая численность подготовленного в данный момент резерва, его уровня независимо от того, где проходил подготовку тот или иной работник, зачисленный в резерв;
3) рассчитывается примерный процент выбытия из резерва кадров отдельных служащих в случае их несоответствия предъявляемым требованиям. Например, невыполнение индивидуальной программы подготовки, выбытие из резерва в связи с уходом с государственной службы и др.;
4) определяется количество руководящих работников, высвобождающихся в результате изменения структуры управления. Они могут быть использованы для руководящей должности на других участках.
Эти вопросы решаются до формирования кадрового резерва и корректируются в течение всего периода работы с ним.