Чтобы работа с резервом была эффективной, то есть достигла основной цели - укомплектования государственной службы кадрами руководителей требуемой квалификации и профиля подготовки, способными профессионально выполнять функции государственного управления, необходимо соблюдение ряда положений, обусловленных общими принципами и методами работы с кадрами.
Наиболее важными при рассмотрении проблемы являются следующие положения.
Применение системного подхода предполагает, что работа с резервом должна быть увязана с другими направлениями кадровой работы и в то же время сама рассматриваться как система. Это означает, что должны быть определены объекты управления как элементы системы, установлено их взаимодействие, разработан инструментарий (способы, методы и т.п.) воздействия на эти объекты.
Объектами управления в работе с резервом являются структура должностей государственной службы, с одной стороны, и государственные служащие, с другой. Взаимодействие этих объектов заключается в том, чтобы каждая должность (рабочее место) была занята работником, ей соответствующим.
Задачей кадровой службы является оценка работников с целью определения их соответствия той или иной должности резерва кадров с последующим назначением на эту должность.
Поскольку характеристики и структура должностей меняются в связи с изменениями целей, задач и соответственно организационной структурой органа государственного управления, появлением новых технологий выполнения управленческих работ, реорганизацией аппарата управления, то меняются и требования к работникам, которые должны их замещать. Процесс этот непрерывный, и роль кадровой службы состоит в подготовке резерва работников, достаточного для того, чтобы в кратчайшие сроки обеспечить замещение возникших вакантных должностей.
Резерв кадров является основным источником для замещения вакансий, прежде всего должностей руководителей и высококвалифицированных специалистов, поэтому работа с ним должна строиться с учетом обеспечения ее непрерывности.
Непрерывность работы с резервом кадров предполагает прогнозирование потребности в кадрах и разработку перспективных требований к работникам.
Важным аспектом работы с резервом на выдвижение является индивидуальный подход к каждому работнику, позволяющий учитывать его индивидуальные особенности, реализовать потребности и запросы работника в должностном росте.
И, наконец, очень важным условием успешной работы с резервом на выдвижение является наличие необходимой информационной базы.
Эта база представляет собой:
а) нормативно-методическую документацию по работе с резервом;
б) максимально полные сведения о работниках и государственных должностях государственной службы, в том числе руководящих.
При формировании базы данных о кадровом составе и должностях государственной службы следует исходить из того, что она должна содержать:
- данные о количественном и качественном составе государственных служащих;
- характеристики управленческих способностей настоящих и будущих руководителей;
- оценку потенциала государственных служащих;
- оценку результатов деятельности государственных служащих;
- описания (характеристики) государственных должностей государственной службы.
Современное формирование и подготовка кадрового резерва способствует поддержанию стабильности коллектива работников органа государственного управления, которая обеспечивается:
- преемственностью руководства (курса);
- гарантиями перспектив роста для сотрудников;
- сохранением и развитием организационной культуры.
Кроме того, наличие резерва:
- способствует организации планомерного обучения и стажировки, что сокращает период профессиональной адаптации работника;
- обеспечивает непрерывность процесса управления;
- уменьшает риск, связанный с ошибочным назначением на освободившуюся должность;
- позволяет избежать случайностей и своевременно заменять недостаточно подготовленных работников более подготовленными.