114. Сверка наличия геологических материалов с учтенными по инвентарным книгам производится не реже одного раза в 5 лет как во Всесоюзном геологическом фонде, так и в территориальных геологических фондах. Для проверки создаются специальные комиссии. Результаты работы комиссии оформляются актами, которые представляются на утверждение начальника ВГФ или руководителя организации, которому подчинен территориальный геологический фонд.
115. Утеря или хищение фондовых геологических материалов должны рассматриваться как чрезвычайное происшествие. При обнаружении утери или хищения материалов, находившихся в пользовании, начальник геологического фонда или заведующий хранилищем обязан немедленно сообщить об этом руководству организации. При утере или хищении закрытых материалов следует руководствоваться соответствующими инструкциями.
116. Для выяснения обстоятельств утери или хищения материалов и установления виновных в этом лиц руководитель организации создает комиссию, которая по окончании работы должна представить заключение с приложением следующих документов:
а) акт об утере или хищении материалов;
б) подробное объяснение виновных лиц;
в) акт экспертной комиссии о важности утраченных или похищенных документов.
Заключение, подписанное всеми членами комиссии, с приложением перечисленных документов передается во Всесоюзном геологическом фонде начальнику ВГФ, а в территориальных геологических фондах - руководителю организации.