58. За своевременным, правильным и полным рассмотрением обращений, исполнением поручений по ним ведется постоянный контроль, а разрешение наиболее важных из них берется на особый контроль.
Организация контроля за состоянием работы с обращениями осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Срок исполнения обращений граждан, взятых на особый контроль, отсчитывается со дня регистрации в органе госнаркоконтроля, осуществляющем контроль.
59. На особый контроль ставятся:
письменные и устные обращения граждан о наиболее значимых фактах и событиях, представляющих интерес для органов госнаркоконтроля;
обращения, по которым после их доклада руководству органа госнаркоконтроля имеются конкретные поручения или требуется доклад о результатах проверки;
обращения, по которым руководством Управления делами Госнаркоконтроля России дано указание о постановке их на особый контроль;
обращения, результаты разрешения которых, должны быть доложены в органы государственной власти и управления, вышестоящие органы госнаркоконтроля;
обращения сотрудников органов госнаркоконтроля;
жалобы на неправомерные действия сотрудников органов госнаркоконтроля.
60. Контроль осуществляется путем непосредственного изучения положения дел с выездом на место, ознакомления с материалами рассмотрения обращений, отчета ответственного исполнителя о фактическом положении дел.
61. По результатам рассмотрения обращений в необходимых случаях составляются письменные заключения, которые утверждаются начальниками органов госнаркоконтроля или их заместителями.
62. Непосредственно контрольная работа возлагается на секретариаты (секретарей) и должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.
63. Должностные лица, наделенные правом контроля, осуществляют свои функции в органах госнаркоконтроля, в которых исполняются контролируемые обращения, через непосредственных исполнителей и их начальников, начальников секретариатов и должностных лиц секретариатов, ответственных за работу с контрольными документами.
64. О постановке на контроль исполнения поручения по обращениям на сопроводительных документах ставится штамп "Контроль".
65. Первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек вместе с заявлениями направляются в подразделения-исполнители, вторые - остаются у должностных лиц, наделенных правом контроля. Если по этим документам исполнителями являются несколько подразделений, то каждому из них направляется экземпляр регистрационно-контрольной карточки.
По рассмотренным Председателем Госнаркоконтроля России обращениям, поставленным на особый контроль, вторые экземпляры регистрационно-контрольных карточек остаются в секретариатах подразделений Госнаркоконтроля России.
Если после рассмотрения обращения заместителями Председателя Госнаркоконтроля России исполнение их поручений становится на особый контроль, то секретариат подразделения Госнаркоконтроля России направляет помощникам (референтам) заместителей Председателя Госнаркоконтроля России вторые экземпляры регистрационно-контрольных карточек, а третьи - остаются в секретариате.
66. Состояние контроля за рассмотрением обращений и исполнением поручений по ним отражается в регистрационно-контрольных журналах, где производятся записи о ходе исполнения этих поручений, продлении срока их исполнения, с указанием фамилии должностного лица, продлившего срок, фамилии руководителя, который рассматривал результаты проверки и принял окончательное решение по обращению, о результатах разрешения вопросов, поставленных заявителем, дате, форме ответа и фамилии должностного лица, давшего ему устный или подписавшего письменный ответ, о местонахождении обращения и материалов его проверки.
67. В целях предотвращения несвоевременного исполнения, а также устранения причин, задерживающих исполнение поручений, лица, наделенные функцией контроля, обязаны своевременно докладывать соответствующим руководителям о ходе исполнения поручений с указанием причин задержки, а также имеют право в необходимых случаях затребовать из соответствующих органов госнаркоконтроля справки по этим вопросам.
68. Снятие с контроля исполнения поручений по обращению производится только по распоряжению должностного лица органа госнаркоконтроля, по указанию которого исполнение было взято на контроль, или другого должностного лица по его поручению.
Направление запросов в другие органы госнаркоконтроля с целью выяснения каких-либо вопросов, сбора дополнительных данных по обращениям, а также направление подготовленного материала на согласование (визирование) не может служить основанием для снятия исполнения поручения по обращению с контроля. Не является основанием для снятия с контроля передача исполнения поручения по обращению из одного органа в другой.
Письменное или устное обращение нельзя считать разрешенным, если в процессе его разрешения были подготовлены и доложены, однако не утверждены руководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов, записок, приказов и т.п.
69. Контроль за исполнением поручений по обращениям может осуществляться с использованием систем автоматизации делопроизводства.
70. В целях наиболее полного и эффективного использования в работе поступающей информации органы госнаркоконтроля обеспечивают систематическое изучение поступающих обращений, накопление и систематизацию содержащейся в них информации, выработку соответствующих предложений и рекомендаций, направленных на решение задач, стоящих перед Госнаркоконтролем России.