Конференции учреждают местное представительство во всех обслуживаемых ими странах. Однако, когда имеются практические соображения против этого, представительство может быть создано на региональной основе. Фамилии и адреса представителей должны быть легко доступными, и эти представители должны обеспечивать быстрый обмен мнениями между грузоотправителями и конференциями с целью ускорения принятия решений. Когда конференция считает целесообразным, она предусматривает соответствующую передачу своим представителям полномочий на принятие решений.