(1) Переписка ведется заявителем или его представителем, уполномоченным на это, по каждой заявке в отдельности.
Материалы представляются в федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности непосредственно или направляются почтой.
Материалы могут быть переданы по факсу. При передаче материалов по факсу применяются положения пункта 2.7 настоящих Правил.
Материалы, имеющие гриф секретности, направляются с использованием специальной связи (абзац дополнительно включен с 1 января 2004 года приказом Роспатента от 11 декабря 2003 года N 161).
Федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности в случае необходимости может запросить у лица, адрес которого указан в качестве адреса для секретной переписки, копию лицензии на проведение работ со сведениями, составляющими государственную тайну (абзац дополнительно включен с 1 января 2004 года приказом Роспатента от 11 декабря 2003 года N 161).
Материалы, направляемые после подачи заявки, должны содержать ее номер и подпись заявителя или его представителя, приводимую в порядке, предусмотренном подпунктами (12) и (13) пункта 3.1 настоящих Правил.
Если материалы оформлены с нарушением установленных требований, заявитель уведомляется об этом и о возможности устранения нарушений в течение двух месяцев с даты получения уведомления.
Повторно представленные в установленный срок материалы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, считаются поступившими на дату поступления первоначальных материалов.
В случае непредставления в указанный срок корреспонденции, устраняющей выявленные нарушения установленных требований, материалы, не содержащие ни номера заявки, ни иных сведений, позволяющих ее идентифицировать, возвращаются заявителю, а материалы с нарушением прочих требований не принимаются во внимание при рассмотрении заявки.
(2) Материалы, направляемые в процессе производства по заявке, представляются в установленные сроки. Если срок выражен словосочетанием "в течение ... с даты", "не позднее ... с даты", "до истечения ... с даты", его исчисление начинается со дня, следующего за указанной датой. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается первый следующий за ним рабочий день. Если окончание срока приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, срок истекает в последний день этого месяца.
(3) Если переписку по заявке осуществляет представитель заявителя, сроки совершения действий представителем не отличаются от сроков, установленных для заявителя; в частности в тех случаях, когда они исчисляются с даты получения корреспонденции федерального органа исполнительной власти по интеллектуальной собственности, получение ее представителем рассматривается как получение самим заявителем.
(4) Производство в федеральном органе исполнительной власти по интеллектуальной собственности ведется на русском языке. К материалам, представляемым заявителем на ином языке, должен быть приложен их перевод на русский язык. В случае отсутствия перевода заявитель уведомляется о необходимости его представления в двухмесячный срок с даты получения уведомления, а также о том, что до представления перевода материалы, представленные не на русском языке, считаются непоступившими.
(5) Материалы, представленные с недостатками оформления, затрудняющими их прочтение, а также материалы, представленные лицом, не являющимся заявителем или его представителем, не рассматриваются. Лицу, подавшему такие материалы, направляется соответствующее уведомление.