1. Настоящие правила устанавливают порядок заполнения отраслевых форм учетных документов зерна и продуктов его переработки, утвержденных приказом Государственной хлебной инспекции при Правительстве Российской Федерации от 8 апреля 2002 года N 29 "Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки" (зарегистрированном в Минюсте России 31 мая 2002 года, N 3490), и распространяются на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по закупке, хранению, переработке и реализации зерна и продуктов его переработки, за исключением сельскохозяйственных товаропроизводителей.
2. Альбом отраслевых форм учетных документов зерна и продуктов его переработки включает формы учетных документов по приему, перемещению, обработке, переработке, отпуску, зачистке зерна и продуктов его переработки, а также карточек анализов, штабельных ярлыков, журналов учета, регистрации и наблюдений за зерном и продуктами его переработки.
Порядковые номера пятидесяти четырех отраслевых форм учетных документов имеют индекс "ЗПП", который обозначает первые буквы наименований объектов учета - зерно, продукты переработки; одна форма - N СП-31 "Товарно-транспортная накладная" - является типовой межотраслевой формой и имеет индекс "СП".
3. Все хозяйственные операции с зерном и продуктами его переработки оформляются первичными документами в момент совершения хозяйственных операций, а если это не представляется возможным, - непосредственно по их окончании.
4. Заполнение отраслевых форм учетных документов зерна и продуктов его переработки производится рукописным способом либо с использованием технических средств.
В тексте и цифровых данных учетных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Ошибки в учетных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и надписывается над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной горизонтальной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в учетном документе оговаривается надписью "исправлено", подтверждается подписью лиц, подписавших документ, и датой исправления.
5. С учетом характера хозяйственной операции, требований нормативных документов в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Внесение дополнительных реквизитов оформляется соответствующим организационно-распорядительным документом юридического лица или индивидуального предпринимателя. При этом все реквизиты утвержденных Росгосхлебинспекцией отраслевых форм учетных документов остаются без изменений. Удаление отдельных реквизитов из отраслевых форм учетных документов не допускается. Допускается введение дополнительных строк и изменение размера граф.
6. Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях с зерном и продуктами его переработки на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы (реестры, журналы количественно-качественного учета и другие). Сводные учетные документы составляются на бумажных или электронных носителях информации.
7. Руководитель юридического лица и индивидуальный предприниматель вправе утверждать приказом или распоряжением первичные учетные документы, применяемые для оформления хозяйственных операций с зерном и продуктами его переработки, по которым не предусмотрены отраслевые формы учетных документов. При этом они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы, дату составления; наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ; содержание хозяйственных операций; количество и качество зерна и продуктов его переработки; наименование должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи, включая электронные подписи и их расшифровку.
8. Количественный учет ведется в физической массе в килограммах при взвешивании зерна и продуктов его переработки на исправных поверенных весах.
9. Настоящие правила введены взамен форм первичной учетной документации и кратких указаний по их применению и заполнению хлебоприемными и зерноперерабатывающими предприятиями системы Министерства хлебопродуктов СССР, утвержденных приказом Министерства хлебопродуктов СССР от 22 февраля 1988 года N 50, которые с момента введения в действие Приказа Росгосхлебинспекции от 8 апреля 2002 года N 29 "Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки" (зарегистрированного в Минюсте России 31 мая 2002 года, N 3490) на территории Российской Федерации не применяются.