8. Для отбора устаревших по содержанию, ветхих, излишне экземплярных и непрофильных документов в военной библиотеке создается комиссия, утвержденная приказом командира воинской части, в ведении которого находится военная библиотека. В состав комиссии наряду с библиотечными работниками включаются специалисты родов войск и служб, преподаватели, работники финансового органа и другие специалисты.
Отбор документов производится работниками военной библиотеки с привлечением к просмотру фонда членов комиссии.
Выявление и отбор устаревших по содержанию, ветхих, излишне экземплярных и непрофильных документов предусматриваются планами работы и производятся ежегодно по всем разделам библиотечного фонда.
Каждый раздел библиотечного фонда просматривается подряд, без пропусков. В ходе просмотра определяются физическое состояние, научная и практическая ценность каждого документа, частота и продолжительность его использования. На основании комплексной оценки принимается решение о целесообразности дальнейшего хранения документа в библиотечном фонде. Документы, подлежащие списанию из фонда, изымаются и складываются отдельно для последующей сверки с учетными документами и актирования.
9. На документы, изъятые из фонда военной библиотеки, составляются акты об изъятии и списании документов из библиотечного фонда (приложение 1 к настоящей Инструкции) в 2 экземплярах, в которых указывается причина исключения: по содержанию, по ветхости и другим причинам. К актам прилагаются списки к актам документов, изъятых и списанных из фонда военной библиотеки (приложение 2 к настоящей Инструкции) в одном экземпляре. В каждый отдельный акт включаются документы, списываемые только по одной из причин.
Акты об изъятии и списании документов из библиотечного фонда с приложенными кним списками изъятых и списанных документов утверждаются командиром воинской части, в ведении которого находится военная библиотека, в порядке, определенном действующими нормативными документами по учету и списанию материальных средств в Вооруженных силах Российской Федерации.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в военной библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй экземпляр акта передается в финансовый орган воинской части.
10. Списанные из фонда военной библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей обложки с документов снимаются, листы со служебными отметками (штампами, штемпелями) изымаются и уничтожаются на месте.
При отсутствии в гарнизонах пунктов вторсырья или когда сдача на них экономически нецелесообразна, военная библиотека списанные документы утилизирует на месте в присутствии комиссии, принимавшей участие в их отборе и списании. Соответствующая запись об этом делается в акте об изъятии и списании документов из библиотечного фонда.
Квитанции о сдаче документов на пункты вторсырья прилагаются к акту и сдаются в финансовый орган воинской части под расписку во второй части книги суммарного учета библиотечного фонда.
Денежные средства, полученные за макулатуру, зачисляются на восстановление статей сметы Министерства обороны Российской Федерации, за счет которых производятся пополнение и ремонт библиотечного фонда.
11. Изъятые из фонда массовой военной библиотеки излишне экземплярные и непрофильные документы по решению органа воспитательной работы военного округа, группы войск, флота передаются в другие военные библиотеки или сдаются для последующего использования на соответствующие склады технических средств воспитания. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам Домов ветеранов, военно-патриотических организаций, детских домов, школ.
На отобранные для передачи документы передающая военная библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом о передаче (приеме) документов из библиотечного фонда (приложение 3 к настоящей Инструкции).
Один экземпляр акта о передаче (приеме) документов из библиотечного фонда и списка к акту документов, переданных из библиотеки (приложение 4 к настоящей Инструкции), передается библиотеке, получающей литературу, и служит ей приходным документом, другой вместе с доверенностью и списком остается в делах военной библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданные документы из библиотечного фонда.
В случае когда документы отправляются адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. Один экземпляр акта о передаче (приеме) документов из библиотечного фонда и списка к данному акту отправляется получателю вместе с документами из библиотечного фонда.
При получении документов непосредственно представителем другой библиотеки предъявляется доверенность библиотеки-получателя. В акте о передаче (приеме) документов из библиотечного фонда указываются номер и дата доверенности.
Переданные и полученные документы из библиотечного фонда соответственно списываются или приходуются по учетным документам в установленном порядке.
Акты о передаче (приеме) документов вместе со списками передаваемых документов из фондов массовых военных библиотек утверждаются начальником органа воспитательной работы военного округа, группы войск, флота, а из фондов других военных библиотек - командирами воинских частей, в ведении которых находятся данные военные библиотеки.
12. Списание документов, утерянных или поврежденных пользователями военных библиотек, производится на основании записей в формулярах, удостоверяющих их утерю, повреждение, а также на основании данных "Тетради учета документов, принятых от пользователей военной библиотеки взамен утерянных" или документа о компенсации причиненного военной библиотеке ущерба.
В случае смерти пользователя военной библиотеки или в связи с другими объективными обстоятельствами, не позволяющими возместить нанесенный военной библиотеке ущерб, списание утерянных или испорченных документов может производиться за счет государства в установленном Министерством обороны Российской Федерации порядке.
13. Списание документов, безвозвратно утраченных или поврежденных в результате аварий, стихийных бедствий, боевых действий и иных обстоятельств, производится на основании инспекторских свидетельств.
14. Военные библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
Начальник Главного управления
воспитательной работы
Министерства обороны
Российской Федерации
генерал-лейтенант
С.Здориков