Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.
Применение примерной номенклатуры дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.
Примерная номенклатура дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.
При разработке примерной номенклатуры дел вуза были учтены требования нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления". М., 1991; "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения". М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов.
01-05 Руководство вуза
06 Управление делами
07 Учебное управление
08 Подготовительное отделение
09 Приемное отделение
10 Ученый совет вуза и специализированный совет
11-21 Деканат факультета
22 Деканат по работе с иностранными учащимися
23-32 Кафедра
33 Факультет повышения квалификации
34 Учебно-методический отдел
35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры
36 Сектор производственной практики
37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор)
38 Планово-финансовое управление
39 Патентный отдел
40 Управление кадров
41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля
42 Административно-хозяйственное управление (отдел)
43 Библиотека
44 Архив
45 Студенческое научное (научно-техническое) общество
46 Профсоюзный комитет