Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во томов

Срок хранения и статья по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01
02
03
04
05

Руководство вуза

06

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

06-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-02

Приказы Минобразования России, присланные для сведения. Копии

До минования надобности

06-03

Решения коллегии Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-04

Приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относящиеся к деятельности вуза. Копии

Постоянно

На госхранение не передаются

06-05

Устав вуза

Постоянно
ст.37а

06-06

Приказы ректора по основной деятельности

Постоянно
ст.19а

06-07

Приказы ректора о командировках сотрудников и преподавателей

3 г.
ст.19в

06-08

Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам

5 л.
ст.19г

06-09

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся

Постоянно
ст.19а

06-10

Положения о структурных подразделениях вуза

Постоянно
ст.21, 36

06-11

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

06-12

Сводная номенклатура дел вуза, согласованная с Госархивом

Постоянно
ст.95а

06-13

Переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам

5 л. ЭПК
ст.558

06-14

Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их исполнению

5 л.
ст.31б

В случае неоднократного обращ. - 5 л. после последнего

06-15

Переписка с местными органами управления, учреждениями образования по учебным вопросам

5 л.

06-16

Переписка с другими вузами по учебной работе

3 г.
ст.549б

06-17

Переписка с организациями по учебным и научным вопросам

3 г.
ст.549б

06-18

Переписка о заказе и уничтожении печатей, штампов

3 г.
ст.1077

06-19

Карточки регистрации исходящей корреспонденции

3 г.
ст.106б

06-20

Карточки регистрации входящей корреспонденции

3 г.
ст.106б

06-21

Журналы регистрации отправленных ценных писем и бандеролей

3 г.
ст.106б

06-22

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

06-23

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - Постоянно

07

УЧЕБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

07-01

Приказ и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии

До минования надобности

07-02

Положение об Учебном управлении

До замены новыми
ст.38

07-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г.
ст.56

После замены новыми

07-04

Приказы ректора по личному составу студентов. Копии

До минования надобности  

Подлинники - в Управлении кадров

07-05

Паспорт вуза

Постоянно
ст.557

07-06

Годовой план приема студентов и выпуска специалистов

Постоянно

07-07

Планы работы факультетов

Годовые - пост. Семестр. - 3 г.
ст.572

07-08

Документы проверок подразделений и кафедр, посещения лекций, семинаров (справки, сведения)

5 л. ЭПК
ст.605, 606

07-09

Планы, графики расписания учебных занятий и экзаменов

1 г.
ст.602

07-10

Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год

Постоянно
ст.293а

07-11

Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем факультетам

Постоянно

07-12

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (ф.3НК, 4НК)

Постоянно
ст.293а

07-13

Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов

ст.293

а) сводные годовые - Пост.

б) полугодовые - 5 л.

в) квартальные - 3 г.

д)* месячные - 1 г.

1. При отсутствии годовых - Пост.

2. При отсутствии полугодовых - Постоянно

3. При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - Постоянно

________________

* Нумерация соответствует оригиналу. - Примечание "КОДЕКС".

07-14

Сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательского состава

5 л.

07-15

Расчеты учебных часов работы по кафедрам

75 л.

07-16

Документы (справки, сводки, письма) по учебно-методическим вопросам, направляемые в Минобразование России

10 л. ЭПК
ст.579

07-17

Реестр распределения учебных помещений по назначению

3 г.
ст.1101

07-18

Регистрационные карточки входящих и исходящих документов

3 г.
ст.106б

07-19

Номенклатура дел управления

5 л.
ст.95б

07-20

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно

08

ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

08-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе подготовительного отделения. Копии

До минования надобности

08-02

Положение о подготовительном отделении

До замены новыми
ст.38

08-03

Должностные инструкции сотрудников

3 г. ст.56

После замены новыми

08-04

Приказы ректора о работе подготовительного отделения. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

08-05

Указания (распоряжения) заведующего подготовительным отделением

5 л.
ст.19г

08-06

Годовой план работы подготовительного отделения

3 г.
ст.167

08-07

Отчет о работе подготовительного отделения

Постоянно
ст.575а

08-08

Годовые статистические отчеты о приеме, движении и выпуске слушателей подготовительного отделения

Постоянно
ст.575а

08-09

Протоколы заседаний приемной комиссии подготовительного отделения

После окончания вуза или выбытия из него

а) на принятых

5 л.
ст.561а

б) на не принятых

1 г.
ст.561б

08-10

Протоколы заседаний аттестационной комиссии подготовительного отделения

Постоянно
ст.578

08-11

Планы работы и протоколы заседаний учебно-методического и педагогического советов подготовительного отделения и документы к ним

Постоянно
ст.572, 578

08-12

Личные дела слушателей, зачисленных на подготовительное отделение

15 л. ЭПК

Передаются в приемную комиссию

08-13

Учебный план подготовительного отделения

Постоянно
ст.572

08-14

Журнал посещаемости и успеваемости слушателей

5 л.
ст.606а

08-15

Расписание занятий, консультаций, экзаменов

1 г.
ст.602

08-16

Экзаменационные билеты по лекционным курсам отделения

1 г.
ст.566

08-17

Зачетные и экзаменационные ведомости

1 г.
ст.565а

После окончания учебного заведения или выбытия из него

08-18

Списки слушателей по группам

10 л.

08-19

Переписка с Минобразованием России, вузами по вопросам работы подготовительного отделения

3 г.
ст.559

08-20

Переписка с учреждениями и организациями по вопросам приема и обучения на подготовительном отделении

3 г.
ст.558

08-21

Переписка с гражданами об условиях приема на подготовительное отделение

3 г.
ст.495

08-22

Журнал передачи дел выпускников подготовительного отделения в приемную комиссию вуза

3 г.

08-23

Карточки регистрации входящих документов

3 г.
ст.106б

08-24

Карточки регистрации исходящих документов

3 г.
ст.106б

09

ПРИЕМНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

09-01

Приказы и инструктивные письма Минобразования России, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в вуз. Копии

До минования надобности

09-02

Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам организации приема в вуз. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

09-03

Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Подлинники - в Управлении делами

09-04

Положение об управлении (отделении)

До замены новыми
ст.38

09-05

Протоколы, стенограммы заседаний приемной комиссии о зачислении абитуриентов в вуз:

а) на принятых в вуз

5 л.
ст.561а

После окончания учебного завед. или выбытия

б) на не принятых в вуз

1 г.
ст.561б

09-06

Протоколы заседаний апелляционной комиссии

5 л.

09-07

Протоколы заседаний предметных комиссий

Постоянно
ст.578

09-08

Планы работы отделения

3 г.
ст.167

09-09

Отчет о работе отделения о приеме в вуз

Постоянно
ст.575а

09-10

Отчеты о проведении вступительных экзаменов в вуз

10 л. ЭПК
ст.563а

09-11

Отчеты председателей предметных экзаменационных комиссий

Постоянно
ст.594а

09-12

Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема абитуриентов в вуз

5 л.
ст.564

09-13

Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз

5 л.
ст.564

09-14

Рекламные афиши, объявления и др.

1 г.

09-15

Переписка о приеме и зачислении в вуз

3 г.
ст.558

09-16

Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в вуз

3 г.
ст.559

09-17

Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз

3 г.
ст.560

09-18

Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в вуз

3 г.
ст.558

09-19

Экзаменационные ведомости:

а) абитуриентов, прошедших по конкурсу;

1 г.
ст.565а

После окончания учебного заведения или

б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу

6 мес.
ст.565б

выбытия из него

09-20

Экзаменационные билеты по дисциплинам

1 г.
ст.566

09-21

Расписания вступительных испытаний

1 г.
ст.602

09-22

Акты (книга) передачи личных дел абитуриентов в архив

5 л.

09-23

Личные дела абитуриентов, поступавших, но не принятых в вуз

1 г.
ст.501

После изъятия личных документов. Не востребованные личные документы - 50 л.

09-24

Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в вуз

1 г.
ст.527

09-25

Копии извещений о допуске лиц, поступающих в вуз, к приемным экзаменам

1 г.
ст.567

09-26

Списки абитуриентов, поступающих в вуз и студентов, оплативших обучение

1 г.
ст.514ж

09-27

Номенклатура дел отделения

5 л.
ст.95б

В архиве вуза - постоянно

09-28

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению

3 г.
ст.117б

В архиве вуза - постоянно