26. Журнал ведется в УТРД, оперативной таможне, таможне.
27. Журнал заводится с начала года, лицевая сторона его обложки оформляется согласно форме, приведенной в приложении 4.
28. Листы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. На узел шнуровки листов на последней странице делают наклейку с оттиском печати таможенного органа, при этом сверху должна быть сделана заверительная надпись (приложение 5).
29. Все записи в журнале делают чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
30. В журнале не допускают подчисток, исправлений или удалений сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
31. В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркивают одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в этой же графе. В графе "Примечание" сотрудник таможенного органа, ответственный за ведение журнала, делает соответствующую запись, например; "Исправлено в гр.3 и гр.5". Проставляет подпись, инициалы, фамилию, дату.
32. Если для учета информации в течение календарного года одного журнала окажется недостаточно, заводят новый журнал, который является продолжением первого. При этом на обложке журналов проставляют номера томов (том 1, том 2 и т.д.).
33. По окончании года в журнале делается запись об общем количестве зарегистрированной информации.
34. Журналы и материалы рассмотрения информации об АП хранятся в подразделении таможенного органа, указанного в пункте 11 настоящих методических рекомендаций в течение трех лет, следующих за годом их учета, после чего уничтожаются по акту в соответствии с установленным порядком.
35. В случае возбуждения уголовного дела о контрабанде или иным преступлениям, производство дознания по которым отнесено к компетенции таможенных органов, а также при направлении прокурору или органам предварительного следствия материалов, содержащих сведения о других преступлениях, с документов, являющихся доказательствами по делам об АП, снимаются копии в соответствии с порядком, установленным ФТС России (пункт в редакции письма ФТС России от 21 сентября 2004 года N 01-06/1040 - см. предыдущую редакцию).
36. На материалы, полученные в ходе рассмотрения, не приобщенные к делу об АП или уголовному делу, копии документов, снятые в соответствии с пунктом 35 настоящих методических рекомендаций, составляются внутренние описи, они систематизируются, пронумеровываются, подшиваются, после чего сдаются на хранение ответственному сотруднику.
37. При этом обязательно оформление обложки дела (тома дела). На обложке дела (тома дела) указывают: наименование таможенного органа, учетный номер, наименование лица, в отношении которого проводится рассмотрение информации об АП, номер тома, количество томов дела, дату поступления информации, дату принятия решения по ней, количество листов в деле (томе), срок хранения.
38. Условия хранения журнала и материалов должны обеспечивать их сохранность. Ознакомление должностных лиц таможенного органа, за исключением начальника таможенного органа или его заместителя по правоохранительной работе, с журналом и материалами должно производиться в присутствии ответственного сотрудника.
39. Журналы и материалы являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться или выдаваться организациям, физическим или должностным лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.