1. КЛС используется также для учета начислений и поступлений по платежам в бюджет физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, частных нотариусов, частных детективов и частных охранников (далее - физические лица).
2. Назначение граф КЛС физических лиц аналогично КЛС организаций.
Отличительной особенностью по определенному кругу физических лиц является отсутствие ИНН. В этом случае в КЛС проставляется номер лицевого счета физического лица.
3. Если КЛС ведутся на бумажных носителях, то в случае полного использования страницы, на которой осуществлялись записи, производится перенос на новую страницу с сохранением ИНН (при его отсутствии - номера лицевого счета физического лица), причем на новую страницу переносятся остатки платежей после последней операции, записанной на прежней странице. Нумерация страниц обязательна.
На предыдущей странице делается запись: "Перенесено на стр. ____ (указать номер страницы)", а на новой странице записывается: "Перенесено со стр. ____ (указать номер страницы)".
4. КЛС физических лиц, которые ведутся на бумажных носителях, могут вестись на одного налогоплательщика в течение нескольких лет на одной странице. Этот вопрос решается непосредственно налоговым органом при заказе на изготовление бланков КЛС.
5. При открытии КЛС на первое число первого месяца текущего года предварительно определяется сальдо расчетов на последнее число последнего месяца предыдущего года, которое и переносится в КЛС текущего года.
После этого в соответствующих графах записываются номер и наименование документа, на основании которого проведены начисления, а также число и месяц выписки указанного документа.
Кроме того, в КЛС записывается сумма доплат по перерасчетам за предыдущий год. В требовании об уплате налога, направляемом физическому лицу, указываются: ИНН (при его отсутствии - номер лицевого счета физического лица), все начисленные к уплате в текущем году суммы налогов (сборов), назначение этих платежей (КБК), код ОКАТО и сроки уплаты налога.
6. Учет доначислений и сложений производится в следующем порядке.
Дополнительно начисленная или сложенная сумма записывается в КЛС с указанием даты произведенных начислений по сроку, установленному в приложенном к ведомости по учету изменений сумм налоговых платежей (форма N 18) налоговом уведомлении.
В случае привлечения к уплате налога плательщиков, в отношении которых обязанность по исчислению суммы налога возложена на самих налогоплательщиков, начисление платежей в КЛС проводится по дате поступления (регистрации в налоговом органе) налоговой декларации (расчета). При этом в автоматизированном режиме в отдельном файле одновременно осуществляется расчет пеней, подлежащих начислению со следующего за установленным законодательством о налогах и сборах дня уплаты налога по день уплаты включительно.
7. В случае значительного увеличения или уменьшения в течение года дохода плательщика (п.1 ст.227 Налогового кодекса Российской Федерации) налоговый орган по представленной налогоплательщиком уточненной (дополнительной) налоговой декларации (расчету) производит перерасчет сумм авансовых платежей на текущий год по ненаступившим срокам уплаты налога на доходы и единого социального налога. Распределение доначисленной суммы по срокам уплаты отражается в ведомости по учету изменений сумм налоговых платежей (форма N 18) на основании приложенного налогового уведомления об уплате налога.
8. При получении платежных документов на бумажных носителях до проводки поступивших сумм в КЛС необходимо тщательно проверить первичные документы. После проверки платежных документов указанные в этих документах суммы записываются в КЛС. На каждом документе делается соответствующая отметка. Например: "Записано в КЛС N 132 12.04.2001 (подпись)" или "Записано в КЛС ИНН 502702222222 12.05.2001 (подпись)". В КЛС должно быть обеспечено правильное и полное отражение поступлений начисленных к уплате налогов (сборов) и пеней.
9. Данные платежных документов, которые по каким-либо причинам не могут быть разнесены в КЛС (нет фамилии налогоплательщика, не указано назначение платежа и пр.), фиксируются в Ведомости невыясненных платежных документов (форма N 48). На невыясненном платежном документе делается пометка "Занесено в Ведомость невыясненных платежных документов, дата и подпись". Получив такие документы, работник отдела контроля налогообложения физических лиц (по декларациям о доходах, налоговым уведомлениям или требованиям об уплате налога) совместно с работником отдела по ведению базы данных информационных ресурсов по учету налогоплательщиков (по сведениям, содержащимся в базе данных информационных ресурсов, при смене ИНН или передаче плательщика в другой налоговый орган) обязаны принять необходимые меры к их выяснению.
10. При получении данных, необходимых для определения всех реквизитов платежного документа, уплаченные суммы переносятся из ведомости невыясненных платежных документов в КЛС. В случае ошибочного зачисления денежных средств по прежнему месту постановки на учет указанные средства путем оформления заключения по форме N 21 перечисляются по принадлежности. В случае излишней уплаты налога (сбора) денежные средства подлежат возврату тем налоговым органом, на счета которого поступила излишне уплаченная сумма.