2.1. Материалы дел об административных правонарушениях, по которым проводилось административное расследование, систематизируются, нумеруются (каждый лист) в верхнем правом углу пастой или чернилами одного цвета (синего либо черного) и подшиваются в тома. При этом систематизируются и располагаются следующим образом.
2.1.1. Опись документов, находящихся в деле (листы описи подшиваются в дело с отдельной нумерацией и при подсчете количества листов дела не учитываются).
2.1.2. Определение (постановление прокурора) о возбуждении дела об административном правонарушении и проведении административного расследования.
2.1.3. Материалы, явившиеся поводом к возбуждению дела об административном правонарушении (рапорты, заключения, акты, составленные должностными лицами таможенных органов, выявившими административное правонарушение, ГТД, товаротранспортные документы, контракты, накладные, сертификаты, свидетельства, лицензии, инвойсы, счета-фактуры, счета-проформы и др.), а также протоколы о применении мер обеспечения по делу об административном правонарушении, предусмотренных статьей 27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее по тексту - КоАП России), составленные при возбуждении дела.
2.1.4. Распоряжение(я) о передаче дела для проведения административного расследования.
2.1.5. Постановление(я) о принятии дела об административном правонарушении к своему производству.
2.1.6. Материалы производства по делу:
- протоколы опросов лица, в отношении которого ведется производство по делу (или его законного представителя), в хронологическом порядке;
- протоколы опросов свидетелей (подшиваются в дело в соответствии с фамилиями свидетелей в алфавитном порядке; при наличии нескольких протоколов опроса одного и того же лица - еще и в хронологическом порядке);
- протоколы и определения о производстве других процессуальных действий (в т.ч. акты экспертизы) в хронологическом порядке;
- запросы (в т.ч. международные) в другие таможенные и иные органы с ответами на них;
- другие доказательства, собранные в ходе расследования (акты, справки, квитанции, учредительные документы юридических лиц, прочие документы);
- постановления о продлении сроков административного расследования с сопроводительными письмами вышестоящих таможенных органов (если письмо вышестоящего таможенного органа составлено по нескольким делам, то оно подшивается в материалы дела с меньшим порядковым номером, а в другие дела подшиваются копии сопроводительного письма).
2.1.7. Ходатайства лица, привлекаемого к ответственности, иные ходатайства и отводы, поступившие в ходе административного расследования, постановления об удовлетворении ходатайств.
2.1.8. Справка о фактах административных правонарушений, ранее совершенных лицом, в отношении которого осуществлялось административное расследование.
2.1.9. Справка об издержках по делу об административном правонарушении с подтверждающими сумму издержек документами.
2.1.10. Протокол об административном правонарушении либо постановление о прекращении дела об административном правонарушении до передачи его на рассмотрение (в этом случае дальнейшее формирование дела не осуществляется).
2.1.11. Рапорт об окончании административного расследования и передаче дела на рассмотрение, а в случае передачи дела на рассмотрение в суд - и определение о передаче судье дела об административном правонарушении для рассмотрения.
2.1.12. Документы, составленные в ходе рассмотрения дела (в хронологическом порядке).
2.1.13. Определение о возвращении протокола об административном правонарушении (в случае неправильного составления протокола и оформления других материалов дела либо неполноты представленных материалов, которая не может быть восполнена при рассмотрении дела).
2.1.14. Постановление по делу об административном правонарушении (о назначении административного наказания или о прекращении дела об административном правонарушении) либо определение о передаче дела на рассмотрение в суд, по подведомственности и т.п.
2.1.15. Материалы обжалования постановления об административном правонарушении (подшиваются в хронологическом порядке с обязательным внесением их в опись документов, находящихся в деле).
2.2. При необходимости дело об административном правонарушении может состоять из нескольких томов, в каждом из которых должно быть не более 250 листов. Дела помещаются в скоросшиватели либо скрепляются иным образом с использованием твердых (картонных) обложек, на лицевой стороне каждой из которых делается надпись следующего содержания:
Наименование таможенного органа
Дело об АП peг. N _____________
в отношении _________________
Том N __ Количество листов ___
Количество томов ___
дата возбуждения ____200_
дата рассмотрения ____200_
по ч._ ст.__ КоАП России
Срок хранения 5 лет.
2.3. Перед сдачей в архив дело об административном правонарушении (каждый том дела) должно быть прошнуровано, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати таможенного органа. На отдельном последнем листе дела (томе дела) сверху должна быть сделана заверительная надпись. В заверительной надписи указывают количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов описи, а также оговариваются особенности нумерации документов дела (пропущенных номеров и др.). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.