4.1. Оформление, учет и выдача удостоверений ведется в кадровых органах (кадровых службах) центрального аппарата, территориальных органов и учреждений Министерства.
Учет бланков удостоверений, голографических знаков и выдачи оформленных удостоверений ведется в книгах учета согласно приложению N 6 к Инструкции. На каждую серию удостоверения ведется отдельная книга учета.
4.2. Оформление, учет и выдача удостоверений Министерства за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей ведется:
4.2.1. Государственным служащим центрального аппарата и руководящему составу территориальных органов и учреждений юстиции - Департаментом государственной службы и кадров.
4.2.2. Сотрудникам ГУИН Минюста России, территориальных органов и учреждений УИС - Управлением кадров ГУИН Минюста России.
4.3. Для оформления удостоверений за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей руководители соответствующих структурных подразделений центрального аппарата, кадровых органов (кадровых служб) территориальных органов и учреждений Министерства направляют соответственно в Департамент государственной службы и кадров или в Управление кадров ГУИН Минюста России фотокарточки и списки государственных служащих (сотрудников) по форме, согласно приложению N 7 к Инструкции.
На оборотную сторону фотокарточки заносятся фамилия, имя, отчество государственного служащего (сотрудника), которые заверяются подписью руководителя кадрового органа (кадровой службы).
4.4. Бланки удостоверений, голографические знаки, малые гербовые выжимные металлические печати и книги учета хранятся в несгораемых шкафах наравне с секретными документами. Оформление, хранение и выдача удостоверений осуществляются специально выделенным для этого работником в отдельном специально оборудованном помещении.
4.5. При частичной или полной замене удостоверений неизрасходованные и испорченные бланки и голографические знаки, а также сданные работниками удостоверения периодически, но не реже чем раз в полугодие подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта произвольной формы.
4.6. Ежегодно, по состоянию на 1 января, проводится проверка наличия бланков удостоверений, голографических знаков, малой гербовой выжимной металлической печати и соответствия их учетным данным.
Акты проверки и уничтожения документов утверждаются руководителями органов и учреждений, которым предоставлено право выдачи удостоверений.
4.7. Ответственность за соблюдение требований Инструкции по заполнению, оформлению, учету, хранению и уничтожению бланков удостоверений, голографических знаков и малых гербовых выжимных металлических печатей возлагается на руководителей органов и учреждений Министерства, которым предоставлено право выдачи удостоверений.
4.8. Общий контроль за порядком оформления, учета, выдачи, хранения и уничтожения бланков удостоверений, голографических знаков и малых гербовых выжимных металлических печатей в органах и учреждениях Министерства юстиции Российской Федерации осуществляется:
4.8.1. Департаментом государственной службы и кадров - в органах и учреждениях юстиции.
4.8.2. Главным управлением исполнения наказаний Минюста России - в органах и учреждениях уголовно-исполнительной системы.